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Archivage, Document


Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Cette définition du référentiel est la première étape d'une bonne politique d'archivage. Définir la typologie et la famille de chaque document est une étape primordiale pour bien aiguiller les documents et facilement les retrouver ensuite, note Olivier Llopiz.  [...] Le choix du Système d'archivage électronique (SAE), qui va gérer les documents, doit se faire avec précaution. Et répondre à différentes normes. En premier lieu, la pérennité. le document doit rester lisible, quel que soit le temps durant lequel il est stocké.  [...] Avec 7600 chauffeurs et 15 millions de courses par an, Taxis G7 stocke beaucoup de données. Et le nombre de documents continuait d'augmenter. La société profite d'un déménagement pour mettre en place un projet d'archivage électronique. Novarchive commence par réaliser un audit des processus d'archivage.  [...]

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Optimisez le traitement des courriers entrants

Optimisez le traitement des courriers entrants

A cette échelle, le traitement des documents s'apparente à un véritable process industriel. ouverture automatique de plis, vidéocodage aux formats TIF ou PDF, indexation et intégration au sein d'outils de workflow, de gestion de la relation client (CRM) ou d'archivage, accessibles en ligne.  [...] Le tout avec des gains de productivité à chaque maillon de la chaîne. Dans un fonctionnement traditionnel, un courrier entrant diffusé à trois destinataires fera l'objet d'un triple archivage, sans compter le temps que peut prendre le cheminement du document entre les différentes étapes intermédiaires, détaille Christophe Pathier, de Celtic Solutions, un cabinet conseil spécialisé dans la gestion du courrier.  [...] Or, dans le cas d'une numérisation en amont, le document est automatiquement routé vers ses destinataires via un circuit de GED (gestion électronique de document, ndlr). On gagne sur l'archivage et sur le délai de mise à disposition de l'information.  [...]

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Construire sa politique d'archivage

Construire sa politique d'archivage

Pour mettre en place une politique d'archivage, l'acheteur doit identifier les besoins de l'entreprise et établir une liste des documents qu'il faudra classer. Dans le cadre d'une dématérialisation, un audit préalable permet de schématiser les différents circuits de traitement pour chaque type de document (archivage simple ou probant, signature électronique ou non, etc.  [...] ). Puis, il est conseillé de réunir la direction des services juridique, informatique, achats, et archivage/documentation. L'acheteur devra détailler le cahier des charges techniques. Dans le cadre d'un archivage électronique, l'acheteur devra également faire appel à différents prestataires.  [...] - Etablir une liste des documents à classer - Evaluer le coût de la destruction des documents - Arbitrer entre archivage en interne ou recours à un prestataire externe - Définir une politique d'archivage.  [...]

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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

La mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique réclamant un audit des besoins et une réorganisation des flux, Xavier Berloty (Locarchives) recommande à ses clients de commencer par un type de documents, les bons de commandes par exemple, afin de se familiariser avec l'outil.  [...] L'archivage de documents exige des infrastructures informatiques lourdes, avec un stockage des données sur deux serveurs installés sur deux sites différents.  [...] Depuis six mois, 15 postes de travail au sein de l'Ordre national des médecins sont équipés de la solution d'archivage électronique proposée par l'éditeur Novaxel. Le besoin de l'organisation. classer et stocker tout type de documents (Word, Excel, mais aussi des plans, des photos, etc.  [...]

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Règlement e-IDAS, une avancée juridique majeure en matière de signature électronique et de gestion de documents numériqu...

Théoriquement il est possible de conserver le document et sa signature dans deux systèmes distincts. Dans ce cas, les deux éléments seront exigés pour vérifier l'intégrité du document archivé. Les normes d'application e-IDAS préconisent plutôt de conserver un objet d'archives regroupant le document et sa signature.  [...] L'intégrité d'un document numérique est gérée par le système d'archivage électronique qui l'exploite, et non par le support du document. La règlementation impose que les documents à vocation probatoire soient conservés dans un système d'archivage électronique répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013.  [...] Une entreprise qui utilise une GED (gestion electronique des documents) avec des processus de validation aura donc intérêt à mettre en oeuvre un connecteur d'archivage associé au workflow de signature, plutôt que d'attendre plusieurs années avant de verser les documents en masse, comme on l'observe encore trop souvent.  [...]

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Un nouveau président à l'Aproged

Un nouveau président à l'Aproged

A la création de l'Aproged, les acteurs étaient segmentés par brique. archivage électronique, gestion de contenu, numérisation des factures, etc., se souvient Jimmy Barens, élu à la tête de l'association fin 2006. Aujourd'hui, le mouvement de concentration que connaît le secteur et l'adhésion d'acteurs globaux couvrant tout le cycle de vie du document contribuent à renforcer la dimension transversale de l'association.  [...] En ce qui concerne les donneurs d' ordres, il n'en est pas moins difficile de s'y retrouver dans cette offre hétéroclite, d'autant que le jargon hermétique en vogue dans le secteur n'aide pas vraiment à la rendre lisible. Justement, remplacer le langage technique par un discours fonctionnel est l'un des changements amorcés par Jimmy Barens, qui ajoute.   [...] La composition hétérogène de l'Aproged, qui compte différents acteurs de différentes tailles, lui confère également une crédibilité pour intervenir dans les problématiques de normalisation et de standardisation des formats documentaires. Des enjeux qui dépassent les frontières de l'Hexagone.  [...]

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Archivage: lorsque le recours à un tiers s'impose

Archivage: lorsque le recours à un tiers s'impose

Quelle que soit la raison première qui la pousse à s'intéresser à la question, elle va devoir agir sur le volume de ses archives. Différents sorts finaux sont réservés aux documents papier (ou dossiers). détruire une partie, externaliser chez un tiers archiveur qui va se charger de les classer, et dématérialiser une autre partie.  [...] L'archiveur conseille l'entreprise sur les solutions qui lui seront les plus adaptées et accompagne le client à la mise en place d'une vraie politique de gouvernance documentaire. quel mode d'archivage retenir pour quel type de document. archivage simple et extraction à la demande.  [...] numérisation partielle en fonction de la consultation des documents ou numérisation totale pour consultation aisée, etc. Archivage classique ou sécurisé. Des choix qui sont faits, vont bien entendu dépendre les coûts.  [...]

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Forum des acteurs du numérique

La prochaine édition du FAN, le forum des acteurs du numérique, se tiendra au Palais des Congrès de Paris, les 7 et 8 octobre prochains. De la capture à l'archivage, en passant par le workflow, la gestion des processus métier, la diffusion et l'édition, ce forum est la manifestation dédiée au cycle de vie de l'information et du document.  [...] Près de 120 exposants et plus de 4 000 visiteurs sont attendus.   [...]

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"Il faut tenir compte de la résistance au changement des utilisateurs"

"Il faut tenir compte de la résistance au changement des utilisateurs"

Xavier Lainé. On ne peut répondre directement à cette question. Préalablement, il faut toujours bien identifier pour chaque type de document quelle est sa complexité de traitement et le volume traité. En effet, il sera toujours préférable de cumuler ces deux facteurs afin de maximiser le ROI sur ce type de projet.  [...] Il est nécessaire de travailler comme des aiguilleurs du ciel, à la différence que les avions sont remplacés par des documents. Ainsi, les différents flux traités emprunteront automatiquement la bonne ligne en fonction des couches de confiance et de sécurité qui devront leur être attribuées.  [...] En règle générale, un audit préalable permet de schématiser les différents circuits de traitement pour chaque nature de document (archivage simple ou probant, signature électronique ou non, etc.).  [...]

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Règlement e-IDAS, une avancée juridique majeure en matière de signature électronique et de gestion de documents numériqu...

Règlement e-IDAS, une avancée juridique majeure en matière de signature électronique et de gestion de documents numériqu...

Quelques mois après l'entrée en vigueur d'e-IDAS, comment décrypter ce qui se cache concrètement derrière cet acronyme et comprendre ses impacts sur la gestion des documents numériques Le point avec Hervé Streiff, responsable conformité et sécurité de l'information chez Locarchives.  [...] Quels sont les impacts sur les documents numériques et leur archivage Dans 20 ou 30 ans, comment démontrer la conformité d'un consentement signé électroniquement en 2016.  [...] On le voit, les moyens techniques seuls ne permettent pas de gérer tout le cycle de vie d'un document. C'est le rôle de l'archivage, qui permet de conserver à très long terme non seulement le document lui-même, mais aussi sa signature et les preuves de validité du certificat lors de la signature.  [...]

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