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Archives, Entreprises


Locarchives inaugure un nouvel entrepôt en Rhône-Alpes

Locarchives inaugure un nouvel entrepôt en Rhône-Alpes

Le spécialiste de l'externalisation d'archives et de l'ingénierie documentaire dispose d'un nouveau site pour conserver les documents de ses entreprises clientes.  [...] Selon Locarchives, il est doté des moyens les plus performants en termes de préservation (propreté, hygrométrie, prévention, détection et intervention contre les risques d'intrusion et d'incendie...) pour assurer la sécurité des archives confiées par les entreprises clientes, principalement issues de la région Rhône-Alpes.  [...] Au total, ce nouvel entrepôt représente un investissement de deux millions d'euros pour le spécialiste de l'externalisation d'archives et de l'ingénierie documentaire, qui prévoit de construire un autre bâtiment, de 2300 m 2, sur le même site d'ici à la fin de l'année.  [...]

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Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

Les craintes de perdre la maîtrise de leurs propres documents et la volonté d'en limiter l'accès sont les premiers facteurs qui dissuadent les entreprises d'externaliser leur archivage. En Allemagne, une meilleure maîtrise des archives est l'argument le plus souvent invoqué en faveur d'une conservation en interne (90 %), tandis qu'un accès plus facile et rapide est la première raison mentionnée en France et au Royaume-Uni (92 %).  [...] Le coût représente aussi un facteur important dans le choix d'archiver en interne. Ce critère revêt un intérêt différent selon les pays. alors que près de la moitié des entreprises consultées en France et en Allemagne citent l'argument financier, seules 38 % des entreprises britanniques en font autant.  [...] Enfin, l'étude constate que, parmi les trois pays analysés, l'Allemagne est celui où les entreprises sont les plus nombreuses à affecter les budgets très élevés à la gestion des archives. 34 % des entreprises allemandes consacrent plus de 100 000 euros par an à l'archivage, contre 29 % en Grande-Bretagne.  [...]

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Seul un tiers des entreprises archive ses contenus électroniques

Seul un tiers des entreprises archive ses contenus électroniques

Les contenus dématérialisés (factures, fiches de paie...) sont rarement archivés électroniquement par les entreprises. C'est ce que relève le cabinet Markess International dans une récente étude sur l'archivage et la conservation de contenus électroniques.  [...] Seul un tiers des 165 entreprises interrogées archive aujourd'hui ses contenus électroniques, tandis qu'une sur deux envisage de le faire d'ici 2009.  [...] Les entreprises qui souhaitent se pencher sur le sujet sont motivées par plusieurs raisons. améliorer les processus internes en facilitant l'accès aux contenus, endiguer le volume croissant de contenus dématérialisés, et, enfin, contribuer à la réduction des coûts et aux gains de productivité.  [...]

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Multisite : la gestion du courrier réinventée

Multisite : la gestion du courrier réinventée

Système de navettes, service de coursiers ou encore recours à la numérisation, la gestion du courrier au sein des entreprises multisites se conjugue au pluriel. Et pour distinguer la solution la plus adéquate, la mise en place d'une analyse de flux s'impose comme un prérequis indispensable.  [...] Pertes de plis stratégiques, circuits de distribution trop longs, coûts de gestion exorbitants... Le traitement du courrier au sein des entreprises multisites peut très vite tourner au casse-tête. Sur nos 400 clients, environ 15 à 20 % sont dotés de plusieurs sites, essentiellement des grandes entreprises, rappelle Rémy Colmant, directeur commercial de Dynapost.  [...] Plus encore, lorsque les volumes de courrier sont relativement faibles, les entreprises ne doivent pas hésiter à intégrer dans ces échanges physiques d'autres produits. archives, équipements informatiques, ramettes de papier...,, insiste Rémy Colmant (Dynapost).  [...]

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Communication: comment externaliser ses revues de presse

Communication: comment externaliser ses revues de presse

com. Il suffi t alors de cliquer sur un lien pour consulter l'article. Nous avons donc positionné Pickanews.com pour que tout le monde puisse en bénéficier, souligne Manuel Zebeida, président fondateur de Press Index. Même les plus petites entreprises peuvent s'offrir une veille média personnalisée.  [...] En revanche, pour recevoir des contenus dont la consultation est payante (par exemple certaines archives de magazines), les entreprises doivent souscrire à un abonnement.  [...] Pour les grandes entreprises par nature très exposées médiatiquement, le fux d'informations se transforme vite en raz-de-marée. Nombreuses sont celles qui demandent alors aux agences de sélectionner et de hiérarchiser les contenus, c'est-à-dire de réaliser une véritable revue de presse.  [...]

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Stockage : faut-il à tout prix mettre la tête dans le Cloud ?

Stockage : faut-il à tout prix mettre la tête dans le Cloud ?

Au vu de la croissance du marché français, le Cloud computing séduit indéniablement les entreprises. Le Cloud public a dépassé le seuil symbolique du milliard d'euros au début de l'année et, selon nos estimations, devrait encore croître chaque année en moyenne d'environ 29 % d'ici à 2018, relève le dernier baromètre du cabinet Pierre Audoin Consultants.  [...] Avant de miser sur un stockage de données dans le nuage, les entreprises doivent en premier lieu se poser la question de la localisation. Attention au stockage de données dans des data centers situés à l'étranger, aux États-Unis par exemple, prévient Hervé Streiff, responsable qualité chez Locarchives, car chaque pays possède sa propre législation en la matière.  [...] Le conseil que nous pourrions donner aux entreprises est d'établir un plan de classement des données conservées, selon leur réutilisation, rebondit Guy Saignes d'OPUS Conseils. Cela permet d' optimiser les coûts d'archivage et de simplifier l'accès aux archives.  [...]

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Le digital, un atout pour la gestion des contrats

Le digital, un atout pour la gestion des contrats

D'après l'étude, 70% des décideurs interrogés par Markess devraient l'avoir intégrée d'ici 2018. Et pour cause. Elle améliore en effet la compétitivité en simplifiant les démarches, évitant les échanges de courriers et en envoyant aux oubliettes le problème de stockage des archives physiques.  [...] En pleine transition numérique, les entreprises investissent dans des équipements matériels tous plus innovants les uns que les autres, au détriment parfois de solutions simples qui leur apporteraient pourtant un véritable avantage concurrentiel. Ultime étape de la dématérialisation, la signature électronique améliore la compétitivité puisqu'elle permet de simplifier les démarches en les informatisant, d'aller plus vite en évitant les échanges de courriers, de libérer de l'espace en ne stockant plus d'archives physiques et préserve l'écologie puisque l'impression disparait.  [...] - ce n'est qu'une image sur un document - QUE NENNI. Même si elle peut être représentée par une image sur un document, la signature électronique est bien plus qu'un simple fichier JPEG de part le process effectué en amont qui lui confère une réalité juridique.   [...]

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Etat des lieux du secteur de la propreté

Etat des lieux du secteur de la propreté

Selon la Fédération des entreprises de propreté (FEP), le secteur de la propreté rassemble plus de 17 000 entreprises qui emploient près de 425 000 salariés et totalisent un chiffre d'affaires de 10 milliards d'euros. La concentration du secteur est relativement forte puisque les sociétés de plus de 500 salariés représentent seulement 1 % du nombre total d'entreprises, mais 44 % du chiffre d'affaires.  [...] A l'inverse, 68 % des entreprises comptent moins de dix salariés mais ne réalisent que 14 % du chiffre d'affaires de la profession. La concentration est également perceptible au niveau géographique, l'Ile-de-France regroupant à elle seule un tiers de l'activité.  [...] manutention, gestion de stocks, classement d'archives, etc. Cette activité émergente représente aujourd'hui moins de 10 % du chiffre d'affaires global de la profession. Elle est surtout le fait des grandes et moyennes entreprises.  [...]

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L'archivage numérique à valeur probante: au coffre!

L'archivage numérique à valeur probante: au coffre!

Quant aux banques, elles ont l'obligation de conserver dix ans les images des chèques capturées lors de l'enregistrement de ce moyen de paiement. A ce jour, seules 35 % des entreprises interrogées pratiqueraient l'archivage de leurs contenus à valeur probatoire (selon Markess International).  [...] Le respect de la norme NF Z 42-013 ne constitue en aucun cas une obligation légale dans l'élaboration d'un SAE. Elle doit être considérée comme un guide de bonnes pratiques pour les entreprises, afin qu'elles puissent se prémunir de tout risque de mauvaise gestion de leurs archives, pouvant donner lieu à contentieux.  [...] Si l'of re est pléthorique sur le marché - l'heure n'est pas encore à la concentration, souligne Bertrand Garé (Jemm Research) - on distingue tout de même trois catégories de prestataires. Première catégorie. les tiers archiveurs dont l'essentiel du métier consiste à conserver les documents pour les entreprises sur leurs propres sites.  [...]

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Bien assurer son déménagement d'entreprise

Bien assurer son déménagement d'entreprise

Un déménagement est coûteux pour les entreprises. Transfert de siège social, d'archives ou de matériel industriel, les sociétés doivent pouvoir décrypter les contrats d'assurance pour parer à toute éventualité en cas de dégradation des biens. Explications.  [...] Et décrypter les contrats d'assurance est souvent un casse-tête. D'une manière générale, les entreprises de déménagement ont l'obligation légale d'intégrer dans leurs conditions générales de vente (CGV) une assurance des marchandises transportées, avec un forfait par unité ou m 3 déménagé.  [...] Elle varie en fonction de la valeur déclarée par l'entreprise ayant recours au prestataire. Une information importante à retenir, comme le souligne Kévin Manchon. Les entreprises doivent bien déclarer leurs biens car, en cas de dommage, elles seront remboursées sur la valeur déclarée.  [...]

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