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Bon de commande, Commande électronique


«Dans les achats, la simplicité est la clé de l'efficacité»

«Dans les achats, la simplicité est la clé de l'efficacité»

Patrick Joly. Dans un premier temps, le déploiement de cette plateforme, éditée par BasWare, nous a permis d'harmoniser nos process, en standardisant les demandes d'achats, les circuits d'approbation et le suivi des bons de commande. Dans un deuxième temps, grâce à cet outil, nous avons pu consolider les données, afin de bénéficier d'un effet de volume et d'éviter les commandes redondantes.  [...] Celle-ci est envoyée par workfow à un approbateur, chargé de la valider ou non. Une fois l'accord donné, le collaborateur est informé par un e-mail de confirmation et peut donc créer un bon de commande électronique qui est transmis directement au prestataire.  [...] Dès la réception de la facture du fournisseur, celle-ci est scannée et envoyée dans un circuit de validation. Notre logiciel de dématérialisation la compare alors aux éléments du contrat ainsi qu'au bon de commande. Un bon à payer est alors généré automatiquement.  [...]

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Litiges fournisseurs : anticiper en 4 points

Litiges fournisseurs : anticiper en 4 points

Les litiges peuvent également être administratifs. Dans le cas de factures qui arrivent sans bon de commande, le rapprochement entre commande et facture ne se fait pas simplement, d'autant plus si les services ne communiquent pas et que le processus n'est pas outillé.  [...] Pour éviter cela, Martial Gerardin conseille de mettre en place une politique de pas de bon de commande, pas de paiement des factures. Le bon de commande est essentiel car c'est généralement lui qui précise ce qui est acheté et à quelles conditions. Il facilite également la comptabilité ­fournisseur.  [...] Si le bon de commande correspond à la facture et que la livraison a bien eu lieu, le règlement se fait alors de manière automatique, plus besoin de validation, pointe Manuel Auguste-Dormeuil.  [...]

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[Tribune] Dématérialisation - Points de vigilance à l'aune des évolutions législatives à venir

[Tribune] Dématérialisation - Points de vigilance à l'aune des évolutions législatives à venir

Dès le 1er janvier 2017, celles-ci pourront être fournies au format électronique par défaut, sauf si le salarié s'y refuse expressément. Il en va de même pour les pièces justificatives d'une facture (devis, bon de commande...). le remplacement d'un original papier par une copie électronique est autorisé si cette dernière est scannée et archivée de façon conforme.  [...] ..) et/ou sont engageants (contrats de travail, contrats commercial, devis...). Pour sécuriser ces documents, leur dématérialisation doit donc s'effectuer dans le respect des obligations légales (durée de conservation par exemple) et des exigences normatives.   [...] 2. L'entreprise possède-t-elle son propre centre d'archivage électronique sécurisé - L'archivage automatisé dans un système d'archivage électronique est un gage supplémentaire de confiance.  [...]

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P to P et supply chain financing : de nouvelles opportunités

P to P et supply chain financing : de nouvelles opportunités

Imaginer une seule seconde que la totalité des achats non stratégiques pourrait faire l'objet d'un bon de commande no PO no pay policy et que la facture correspondante serait reçue de manière électronique, (90 % voire 95 % ou plus des factures fournisseurs pourrait être ainsi comptabilisée, vérifiée, approuvée de manière automatisée), laisse entrevoir la dimension des gains potentiels.  [...] La commoditisation progressive de la facturation électronique. Il y a 10 ou 15 ans, l'environnement réglementaire européen, relatif à la dématérialisation fiscale, était très complexe. Les opérateurs étaient en nombre limité, petits acteurs de niche très spécialisés.  [...] De plus en plus de fournisseurs e-ready. La conséquence des points ci-dessus et des best practices de politique achats en matière de resserrement du panel fournisseur est le nombre de vendeurs réellement e-ready qui ne cesse d'augmenter. En effet, les fournisseurs ayant la capacité à traiter avec des grands comptes internationaux, mettent en place des organisations internationales d'e-business, qui leur donnent la taille critique pour échanger des flux électroniques avec leurs clients.  [...]

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Dématérialisation: quid du ROI?

Dématérialisation: quid du ROI?

Itesoft émet une autre recommandation. s'assurer de la sécurité de l'hébergement. Il rappelle que l'éditeur doit garantir au donneur d'ordres la redondance de l'infrastructure sur laquelle repose la solution, pour prévenir des risques naturels et gérer des sauvegardes externalisées.  [...] Les documents relatifs à la passation de commandes sont désormais aussi concernés par la dématérialisation. Selon le cabinet d'études Markess International, 44 % des décideurs envoient leurs bons de commande au format électronique. En parallèle, les logiciels d'e- procurement et d'e-sourcing tendent à se démocratiser dans la plupart des services achats des grands comptes.  [...] D'ici à 2012, la dématérialisation devrait se porter sur l'ensemble de la chaîne. demande d'achat, commande, bon à payer, bon de livraison et avis de paiement, soutient Hélène Mouiche (Markess International). Le cabinet souligne le dispersement de la gestion des outils (entre les directions achats et les directions administratives et financières) et prévoit la consolidation de ces traitements car il faudra uniformiser le processus, depuis l'approvisionnement jusqu'à l'avis de paiement (procure to pay, ou P2P).  [...]

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SI Achats: Les bénéfices d'une interface utilisateur intuitive ne sont pas toujours ceux que l'on croit

SI Achats: Les bénéfices d'une interface utilisateur intuitive ne sont pas toujours ceux que l'on croit

Automatisation des contrats à commande ouverte. la capacité de créer, pour des postes de dépenses spécifiques comme le marketing, des contrats d'achats permettant la création de commandes pré-approuvées qui peuvent être directement envoyées au fournisseur est un aspect souvent délaissé.  [...] Sur la Plateforme Cloud de Determine, une fois qu'une demande d'achats est approuvée dans le cadre d'un processus de commande ouverte, une commande est créée et envoyée automatiquement au fournisseur. Ce type de commande ne nécessite pas la création d'un bon de livraison pour chaque commande-catalogue.  [...] De plus, lorsqu'une nouvelle facture fournisseur est saisie et envoyée pour rapprochement automatique et qu'aucune commande n'a été sélectionnée dans l'en-tête, le système peut rechercher des règles de traitement automatique. S'il existe une règle permettant de comparer la société qui émet la facture et le fournisseur, le système définit automatiquement la facture comme facture sans commande et la transfère à l'étape suivante dans le flux du cycle de vie d'achat.  [...]

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Les MPF premier maillon de votre GED

Les MPF premier maillon de votre GED

Faire des MPF la première brique de leur gestion électronique de documents (GED) est devenu une priorité pour les entreprises. Les constructeurs de multifonctions ont donc pris ce virage en intégrant des solutions logicielles ad hoc sur leurs machines.  [...] MPF et GED font bon ménage, en voici la preuve. A l'office du tourisme du Grand Lyon, les demandes de visites guidées sont associées à un numéro de commande, classées puis identifiées en tant que devis. Ces derniers, générés en PDF, sont automatiquement [intégrés dans la gestion 'électronique de documents (GED).  [...] Grâce à une gestion électronique centralisée renforcée par un workflow, la concession peut centraliser toutes les demandes adressées à sept sites différents. Nous disposons d'un historique d'échanges avec nos clients tout en assurant une réactivité optimale, assure Aurélien Cabasset, adjoint au directeur administratif et financier.  [...]

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UGAP (UNION DES GROUPEMENTS D'ACHATS PUBLICS)

UGAP (UNION DES GROUPEMENTS D'ACHATS PUBLICS)

Seule centrale d'achat public généraliste française, 'UGAP est un outil de modernisation, de simplification de la gestion et d'efficacité économique de la commande publique. Relais actif des politiques publiques, notamment celles relatives au développement durable, l'UGAP est un acteur spécifique de l'achat public, au service des autres acheteurs publics et l'interface facilitatrice entre les besoins des personnes publiques et l'amont industriel.  [...] Forte d'un effectif de plus de 1000 personnes, d'un maillage de 27 implantations locales, l'UGAP occupe une place croissante dans la commande publique en France. Son activité devrait atteindre 1,600 milliard d'euros de commandes enregistrées à la fin de 'année 2011.  [...] Un simple bon de commande suffit pour commander à l'UGAP, sans aucun formalisme, quel que soit le montant de la commande, en dispense complète de procédures de publicité et de mise en concurrence.  [...]

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Le Big Data rend les achats plus efficaces

Le Big Data rend les achats plus efficaces

Autre point souligné lors de cette table ronde. parmi toutes ces données accessibles, on trouve des informations supplémentaires telles que le stock disponible, les minimum de commande et les délais d'approvisionnement. Ce permet de faire un choix avec une approche de coût global.  [...] Jusqu'à présent, il arrivait souvent qu'après avoir envoyé une commande au fournisseur, l'information de stock s'avérait être incorrecte. Désormais l'accès instantané a une information complète permet aux acheteurs de placer leur commande au bon moment, améliorant les gains, et apportant une efficacité accrue, note Ivy Liu, senior manager en charge des achats chez Orient Semiconductor Electronics.  [...] Mais dès lors qu'il est possible d'avoir une connaissance instantanée du stock chez les fournisseurs (prix et quantité), il n'est plus nécessaire d'acheter les composants et de les garder en stock. Disposer de toutes ces informations rassemblées un seul endroit permet de positionner les commandes au bon moment, avec le prix et la quantité la plus appropriée, souligne-t-il.  [...]

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30 idées pour améliorer l'efficacité économique

30 idées pour améliorer l'efficacité économique

Des procédures simplifiées pour plus d'efficacité économique. L'Association des acheteurs des collectivités territoriales (AACT) a présenté, à la fin octobre, une trentaine de propositions de bon sens, selon son président Marc Falize, qui visent à améliorer le processus de la commande publique, tant pour les acheteurs que pour les entreprises.  [...] Marc Falize (AACT). Nous avons présenté des propositions de bon sens destinées à améliorer le processus de la commande publique.  [...] Tout un autre volet de propositions concerne le cahier des charges. L'association préconise d'abord d'en finir avec l'hypocrisie de l'interdiction absolue de citer des marques. Dans la pratique, les acheteurs sont obligés d'utiliser des périphrases pour arriver au résultat souhaité, relève Jean-Marie Héron, vice-président de l'AACT.   [...]

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