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Cahier des charges, Factures


La dématérialisation de factures pas à pas

La dématérialisation de factures pas à pas

la direction des systèmes d'information (DSI) qui prend en charge le déploiement de la solution de dématérialisation. Pour rédiger le cahier des charges d'un projet de dématérialisation des factures, il est nécessaire de faire apparaître dans l'état des lieux un certain nombre d'éléments dont, bien entendu, la quantité de factures reçues en global et par fournisseur.  [...] D'autres points-clés doivent figurer dans le cahier des charges, comme la description fonctionnelle de la solution logicielle recherchée ou encore la formalisation des nouveaux processus internes de traitements des factures fournisseurs (selon le mode de réception) ou de production des factures clients (selon le mode d'envoi).  [...] Un plan d'accompagnement pour adapter l'organisation et former les différents utilisateurs aux logiciels doit également être prévu. Enfin, le cahier des charges doit préciser les modalités de remise ou de réception des factures (envoi, mise à disposition, notification, etc.).  [...]

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La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

Pour rédiger le cahier des charges d'un projet de dématérialisation de factures, il est nécessaire selon Jacques Robin, directeur général du cabinet Document Project, de faire apparaître dans l'état des lieux un certain nombre d'éléments dont, bien entendu, le nombre de factures reçues en global et par fournisseurs.  [...] L'équipe projet doit, enfin, définir dans le cahier des charges le format d'échange électronique pour les factures, mais également les solutions métier qui assurent toutes les fonctions nécessaires au traitement automatique des factures fournisseurs, conclut Jacques Robin.  [...] Enfin, le cahier des charges doit préciser les modalités de remise ou de réception des factures (envois, mises à disposition, notification...).  [...]

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L'UGAP a lancé une 2e vague d'achat groupé de gaz naturel

L'UGAP a lancé une 2e vague d'achat groupé de gaz naturel

L 'UGAP, qui recentre actuellement sa stratégie sur des offres à forte valeurs ajoutées, mise sur le gaz naturel. Car, après plus de 60 ans de monopole d'EDF et GDF, les personnes publiques sont désormais tenues de s'adapter à un nouveau modèle de fonctionnement où elles doivent mettre en concurrence leurs fournisseurs d'énergie.   [...] Pour accompagner le secteur public dans cette gigantesque démarche, l'UGAP a mis en oeuvre un dispositif d'achat groupé de gaz naturel. Un premier appel d'offres a été publié en avril 2014, rassemblant près de 1 800 personnes publiques et 4,4 milliards de kWh.   [...] Autre argument susceptible de séduire de nouveaux adhérents. les services associés. Car outre la fourniture et l'acheminement de gaz naturel, le cahier des charges sollicitait la délivrance de services associés adaptés aux besoins de chaque bénéficiaire à savoir le regroupement de factures, un outil de gestion en ligne, des données numérique de facturation et une optimisation tarifaire.  [...]

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Les nouveaux enjeux de la restauration collective

Les nouveaux enjeux de la restauration collective

Aujourd'hui, 23 plateformes pour la restauration collective disséminées sur l'ensemble du territoire permettent de mieux structurer l'approvisionnement en produits biologiques locaux. Créées par les producteurs et les opérateurs bio, ces plateformes de distribution offrent un seul contact au gérant, des facilités logistiques ainsi qu'un référencement large, de saison et adapté aux volumes et à la régularité attendus en restauration collective.   [...] Pionnier de la transition alimentaire en entreprise, Orange a enclenché dès 2010 une démarche vertueuse en étoffant son cahier des charges avec 20 % de bio. Au départ, les prestataires n'ont pas forcément joué le jeu, mettant en avant le manque de disponibilité des produits, explique Dominique Sauvage, responsable du pôle expertise restauration chez Orange.  [...] De même, un logiciel pour mesurer la conformité de la prestation au cahier des charges a été mis en place. Nous pouvons ainsi analyser les achats effectués sur la base des factures pour chaque catégorie de produits et un plan d'actions correctives peut être mis en place si les objectifs ne sont pas respectés.  [...]

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Digitalisation : une opportunité pour les achats porteurs d'innovation!

Digitalisation : une opportunité pour les achats porteurs d'innovation!

Il n'existe plus de contrat papier. Et au final, nous avons observé un gain d'efficacité de la fonction de 10 à 15%, précise Pascal Pelon. Le seul hic Les factures papier qui sont encore trop nombreuses.  [...] Chez Bouygues Télécom, un projet de data mining achat est en cours. La directrice achats souhaite exploiter les données des factures clients au même titre que d'autres services de l'entreprise qui exploitent leurs données clients. Dans les faits, il s'agit de combiner une lecture optique des et une recherche sémantique pour faire parler les données desdites factures.  [...] Pour se rendre compte de la viabilité du projet, les achats se sont penchés sur les factures du marketing et ventes (550 fournisseurs pour 600 millions de budget achats) en remontant à la main l'ensemble des données des factures pour établir un cahier des charges pour le projet de data mining.  [...]

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Le processus achats | Dossier : Panorama de la fonction achats

Le processus achats | Dossier : Panorama de la fonction achats

Le cahier des charges est rédigé soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle. Dans le premier cas, les fournisseurs se contentent d'y répondre point par point. Dans le second cas, le donneur d'ordres fait appel à leur capacité à proposer des solutions.  [...] Plusieurs rubriques peuvent apparaître dans le cahier des charges. Le contexte de l'achat permet aux fournisseurs d'avoir une vision claire de l'enjeu. Une description des caractéristiques du produit ou du service doit y figurer. Le cahier des charges précise aussi les conditions commerciales (coût, objectif, conditions de règlement devise de facturation, etc.  [...] Le premier critère de sélection est la qualité du produit ou du service acheté, à condition, bien entendu, que le cahier des charges soit toujours bien respecté. Il faut donc maîtriser parfaitement le produit ou service acheté. D'autant que les entreprises apprécient de travailler avec des fournisseurs dont les systèmes de management et les pratiques qualité sont bien définis.  [...]

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Déménagement informatique: faites appel à un spécialiste

Déménagement informatique: faites appel à un spécialiste

Alors que la conduite du projet des deux premiers revient généralement aux acheteurs ou aux responsables de services généraux, le déménagement informatique requiert une étroite collaboration avec la direction des systèmes d'information (DSI) et surtout un cahier des charges adapté à la nature des biens transportés.  [...] La nature et le nombre des biens à déménager sont les autres points-clés du cahier des charges. Pour les détailler, l'acheteur doit réaliser, généralement avec l'aide de la DSI, un inventaire des équipements informatiques de l'entreprise (postes informatiques et périphériques utilisés par les salariés, serveurs et des applications informatiques de l'entreprise, etc.  [...] Autre élément à préciser dans le cahier des charges. les conditions financières de l'opération (modalités de paiement, pénalités de retard, de report ou d'annulation, etc.), les éventuelles procédures qualité que le donneur d'ordres entend mettre en oeuvre pour le suivi de la prestation, ou la présence d'autres corps de métier.  [...]

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Etat des lieux du secteur de la propreté

Etat des lieux du secteur de la propreté

Pour éviter les déconvenues, le cahier des charges doit faire apparaître clairement les contraintes liées à l'activité de l'entreprise. En particulier, il faut définir les horaires d'intervention de la société de propreté, en dehors des horaires de bureau par exemple, mais également évoquer les questions de sécurité.  [...] Une démarche d'optimisation commence par une phase d'analyse de la dépense actuelle et du cahier des charges en vigueur Ensuite, il faut définir ses besoins et rédiger un nouveau cahier des charges adapté à la typologie des locaux, à la présence du personnel, au type de prestation recherchée, à la fréquence à laquelle on souhaite la voir se réaliser.  [...] Il faut analyser le volume d'heures proposé par les différents prestataires pour mesurer la performance technique et économique des offres en présence. Autre critère fondamental à étudier. le management de la prestation. Lorsque vous demandez aux prestataires de réduire le cahier des charges, il est impératif que le pilotage de la prestation soit efficace pour répondre aux attentes du client.  [...]

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eSourcing : des appels d'offres réussis en 5 étapes

eSourcing : des appels d'offres réussis en 5 étapes

Cette étape revient à définir le produit ou le service en adéquation avec les besoins de l'entreprise. La rédaction d'un cahier des charges permet de spécifier les attentes vis-à-vis de ce produit ou de ce service. Le cahier des charges est rédigé soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle.  [...] Il s'agit donc certainement de l'étape essentielle pour une consultation réussie, et pourtant cette étape est parfois négligée. La complexité réside dans le fait que le cahier des charges doit être suffisamment précis et détaillé, sans pour autant être trop orienté et donc restrictif (exemple.  [...] cahier des charges qui s'appuie sur le descriptif produit du fournisseur en place). Si c'est le cas, des concurrents risquent de refuser de participer en pensant que l'acheteur souhaite principalement faire baisser les prix mais conserver son fournisseur historique.  [...]

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[Test] Énoncer, hiérarchiser et caractériser les fonctions

[Test] Énoncer, hiérarchiser et caractériser les fonctions

Pour exprimer correctement un besoin dans un cahier des charges, il est indispensable de déterminer les différents critères d'appréciation qui s'y attachent, et d'évaluer leur niveau respectif. Estimez grâce à ce miniquiz votre compréhension de ce processus.  [...] Pour en savoir plus sur l'établissement d'un cahier des charges, notre partenaire Démos vous propose les formations suivantes.  [...] Le cahier des charges fonctionnel et technique. de l'analyse du besoin à la rédaction du cahier des charges.  [...]

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