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Coût, Archivage


Construire sa politique d'archivage

Construire sa politique d'archivage

Le choix d'un bon support de stockage doit se faire en fonction de sa durée de vie, de la durée légale d'archivage, de la fréquence d'utilisation mais aussi du coût de l'archivage.  [...] ). Puis, il est conseillé de réunir la direction des services juridique, informatique, achats, et archivage/documentation. L'acheteur devra détailler le cahier des charges techniques. Dans le cadre d'un archivage électronique, l'acheteur devra également faire appel à différents prestataires.  [...] - Etablir une liste des documents à classer - Evaluer le coût de la destruction des documents - Arbitrer entre archivage en interne ou recours à un prestataire externe - Définir une politique d'archivage.  [...]

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La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

La dématérialisation de factures revêt plusieurs formes. simple, papier et fiscale. Chacune d'entre elles permet à l'entreprise de réduire ses coûts de traitement et/ou d'archivage. Ces avantages séduisent de plus en plus d'entreprises.  [...] Pourtant, les entreprises peuvent notamment réduire de 30% les temps de traitement d'une facture, les frais d'archivage et améliorer la traçabilité des factures en interne, indique Hélène Mouiche, chargée d'études senior chez Markess International. La dématérialisation permet également aux sociétés d'optimiser les coûts de traitement et frais de gestion en réalisant une économie moyenne de 10 euros par facture reçue et 5 euros par facture émise, conclut Philippe Chevalier, ingénieur affaires dématérialisation du groupe Jouve.  [...] Enfin, le projet a également permis de réduire le coût de la manipulation et de l'archivage qui représente 20% du coût de traitement d'une facture. Une économie non négligeable pour le spécialiste de l'assurance et de l'assistance.  [...]

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L'archivage physique reste peu externalisé

L'archivage physique reste peu externalisé

Un pourcentage qui ne se retrouve pas dans l'univers de l'archivage numérique. seulement 20% des responsables de SG sont, en effet, décisionnaires, cette prérogative étant attribuée en priorité aux directions informatiques. Pour 87 % des personnes interrogées, le coût reste le premier critère de sélection d'un prestataire en archivage.  [...] Les attentes des services généraux vis-à- vis des prestataires en archivage résident dans le service apporté (réactivité, délais de consultation courts, bonne gestion, confidentialité et sécurité), tout en exigeant des coûts réduits, résume l'étude. Et pour 65% des responsables de services généraux interrogés, le gain de place est le premier avantage cité pour faire appel à un prestataire en archivage.  [...] Intitulée La dématérialisation et l'archivage dans les services généraux. les enjeux et les attentes, cette étude est disponible au prix de 590 euros HT en version PDF et de 620 euros HT en version papier.  [...]

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L'archivage numérique à valeur probante: au coffre!

L'archivage numérique à valeur probante: au coffre!

La question de l' archivage informatique ne doit pas être vécu comme  [...] partagé par Bertrand Garé, directeur associé du cabinet de consulting Jemm Research. Selon lui, l'Union européenne prévoit une économie globale de 40 milliards d'euros grâce à la dématérialisation fiscale de l'ensemble des factures des entreprises de la zone d'ici à f n 2012.  [...] Une estimation qui tient compte des gains en matière de temps, de prix de facturation mais aussi en termes d'espace accaparé par les archives physiques. En contrepartie, à combien se chiffre en moyenne l' archivage électronique On peut estimer un coût de l'ordre de 10 centimes d'euro par document pour une durée de conservation de dix ans, sur la base moyenne d'un document de 100 Ko et de 100 000 documents par an, déclare Jean-Marc Rietsch, avec un retour sur investissement au bout d'un an et demi.  [...] Il est également possible d'estimer un coût au giga-octet prenant notamment en compte l'acquisition du SAE (Système d' archivage électronique, lire l'encadré p. 50) et son intégration au sein de l'infrastructure informatique générale de l'entreprise. Certains acheteurs nous demandent en effet de quantifier le temps-homme nécessaire à l'intégration par leurs propres moyens de solutions d' archivage dans leur système d'information, témoigne Daniel Watelet, consultant chez EMC.  [...]

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Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

Un pourcentage qui ne se retrouve pas dans l'univers de l'archivage numérique. 20 % des responsables de SG sont décisionnaires, cette prérogative étant attribuée en priorité aux directions informatiques. 87 % estiment que le coût reste le premier critère de sélection d'un prestataire en archivage.  [...] Enfin, pour 65 % de ces responsables, le gain de place est le premier avantage qui conduit à faire appel à un prestataire en archivage.  [...] ), à la comptabilité (factures) et à la fonction commerciale (contrats, etc.). Cela implique que les conditions d'archivage garantissent l'intégrité du contenu et l'identification de son auteur, grâce, notamment, à un certificat de signature électronique.  [...]

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Les logiciels libres, une opportunité pour maîtriser ses dépenses

Les logiciels libres, une opportunité pour maîtriser ses dépenses

L'open source, qui englobe les logiciels libres, est diffusé gratuitement ou à très faible coût, avec accès au code source. Seuls les services associés (support, maintenance, formation) sont commercialisés, à des tarifs légèrement supérieurs à ceux des éditeurs.  [...] A cette liste, on peut ajouter Open Xchange (travail collaboratif), SugarCRM (comptabilité, CRM, ERP...) OpenOffice (bureautique), Thunderbird (messagerie professionnelle), Compiere ou OpenBravo (ERP) ou encore MySQL (base de données) et Mozilla Firefox (navigateur internet).   [...] Désormais, elle touche largement à l'applicatif Un constat corroboré par Patrick Benichou, p-dg d'OpenWide, prestataire de services en architecture et intégration open source. Le marché tend déplus en plus vers la gestion électronique des documents (GED) et le décisionnel.   [...]

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Une seconde vie pour votre mobilier obsolète?

Une seconde vie pour votre mobilier obsolète?

Même si les archives numériques commencent à se démocratiser en France, les archives papiers restent encore largement majoritaires (80-85%), rapporte Malik Barchiche, responsable national transfert chez Les déménageurs bretons. Pour gagner en surface de travail et rationnaliser ses coûts, l'externalisation des archives courantes est un service de plus en prisé par les grands groupes.  [...] Les sociétés d'archivage proposent plusieurs formules selon la typologie des documents, leur valeur et leur durée légale de conservation. Les archives papiers mortes, qui doivent être conservées pendant une durée légalement fixée, sont généralement stockées sur des cartons en palettes pour un coût annuel de l'ordre de 5 à 6 euros le mètre linéaire.  [...] Privilégiez un partenaire titulaire de la marque NF Z 40-350 pour l'archivage papier, NF Z 42-013 pour l'archivage électronique. En complément, demandez à visiter les locaux du prestataire pour s'assurer de son sérieux.  [...]

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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Concrètement, le prestataire reçoit les flux d'informations transmis par l'entreprise et découpe le fichier PDF grâce à un outil de lecture et de reconnaissance automatique, afin de séparer chaque bulletin de paie. Une fois la signature électronique apposée et l'horodatage effectué afin de garantir la valeur légale du document, le bulletin de paie est acheminé vers l'entreprise pour archivage (pendant cinq ans) et envoyé au salarié ayant choisi la dématérialisation.  [...] Si la numérisation est peu coûteuse - il faut compter chez Locarchives entre 0,01 et 0,02 euro par page - la mise en place d'une solution d'archivage se chiffre entre 0,15 et 0,20 euro HT la page, selon la complexité des documents. La prestation inclut le traitement à l'entrée du document (par exemple le contrôle des signatures) et le coût annuel de l'archivage (entre 80 et 120 euros par an et par gigaoctet).  [...] - Le coffre-fort numérique, ou coffre-fort électronique, permet le stockage et l'archivage en toute sécurité de documents numérisés. Cet archivage peut être non probatoire, c'est-à-dire que l'infrastructure est sécurisée (accès contrôlé etc.), mais ne permet pas de garantir l'intégrité des documents au cours de leur conservation.  [...]

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Les imprimantes d'étiquettes se démocratisent

Les imprimantes d'étiquettes se démocratisent

Classement, archivage mais également impression de codes-barres, de pictogrammes voire de timbres postaux, les fonctionnalités des imprimantes d'étiquettes ne cessent d'évoluer. Des petits appareils bureautiques qui pourraient bien se rendre plus indispensables qu'il n'y paraît.  [...] Selon l'institut GfK, près de 170 000 appareils de ce type se sont vendus l'an dernier sur le marché français (entreprises et particuliers), générant un chiffre affaires de 7 millions d'euros, en hausse de 1,4 % par rapport à 2008. Malgré un contexte économique très dégradé, ce marché a enregistré une légère croissance en 2009, ce qui tend à prouver qu'il existe de réels besoins pour ce genre de produits, se félicite Audrey Dupont, category manager business machines chez Office Dépôt.   [...] Le choix et l'achat d'un modèle d'imprimante d'àiquette sont principalement définis en fonction de l'application envisagée par l'utilisateur de l'outil, résume Hafda Bénarbia (Brother France). Ainsi, pour de l'archivage simple, il est inutile d'investir dans un modèle trop élaboré, d'autant plus que le coût des consommables s'en ressentira.  [...]

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La dématérialisation surfe sur le numérique

La dématérialisation surfe sur le numérique

D'autre part, il est intéressant de constater que la dématérialisation tire dans son sillage d'autres projets connexes, tels que la gestion de contenus, l'archivage, la certification/sécurisation ou les projets collaboratifs. Par ailleurs, Markess met en exergue six raisons à l'origine de ce type d'investissements.  [...] Les économies potentielles s'accompagnent d'améliorations, puisqu'en accélérant les processus de partage de l'information, on peut améliorer la productivité. Dans le cas de projets sur les factures fournisseurs, il est possible de diminuer par quatre le coût des traitements de ces factures, affirme Séverine Denys, responsable ingénierie solution archivage électronique chez Locarchives.  [...] A l'instar de tout projet informatique, la dématérialisation documentaire implique une réflexion globale sur les objectifs à fixer. Il convient de définir la politique d'archivage souhaitée et la manière dont l'entreprise va gérer les informations, notamment par quel processus.  [...]

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