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Coût, Destruction, Archivage, Prestataire


Construire sa politique d'archivage

Construire sa politique d'archivage

Pour les documents régulièrement consultés ou si l'entreprise n'a pas énormément de documents à stocker, il est conseillé d'opter pour une solution en interne grâce à un serveur sécurisé, par exemple. Mais attention, il faudra prendre en compte le coût de la destruction des documents.  [...] Après étude des propositions, le choix du prestataire ne doit pas se faire uniquement sur un critère de prix, car l'aspect juridique est extrêmement important dans l'archivage. En effet, le risque principal est la perte des données si la solution d'archivage n'est pas fiable et pérenne.  [...] - Etablir une liste des documents à classer - Evaluer le coût de la destruction des documents - Arbitrer entre archivage en interne ou recours à un prestataire externe - Définir une politique d'archivage.  [...]

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L'archivage physique reste peu externalisé

L'archivage physique reste peu externalisé

Un pourcentage qui ne se retrouve pas dans l'univers de l'archivage numérique. seulement 20% des responsables de SG sont, en effet, décisionnaires, cette prérogative étant attribuée en priorité aux directions informatiques. Pour 87 % des personnes interrogées, le coût reste le premier critère de sélection d'un prestataire en archivage.  [...] Les attentes des services généraux vis-à- vis des prestataires en archivage résident dans le service apporté (réactivité, délais de consultation courts, bonne gestion, confidentialité et sécurité), tout en exigeant des coûts réduits, résume l'étude. Et pour 65% des responsables de services généraux interrogés, le gain de place est le premier avantage cité pour faire appel à un prestataire en archivage.  [...] Intitulée La dématérialisation et l'archivage dans les services généraux. les enjeux et les attentes, cette étude est disponible au prix de 590 euros HT en version PDF et de 620 euros HT en version papier.  [...]

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Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

Enfin, l'étude constate que, parmi les trois pays analysés, l'Allemagne est celui où les entreprises sont les plus nombreuses à affecter les budgets très élevés à la gestion des archives. 34 % des entreprises allemandes consacrent plus de 100 000 euros par an à l'archivage, contre 29 % en Grande-Bretagne.  [...] Un pourcentage qui ne se retrouve pas dans l'univers de l'archivage numérique. 20 % des responsables de SG sont décisionnaires, cette prérogative étant attribuée en priorité aux directions informatiques. 87 % estiment que le coût reste le premier critère de sélection d'un prestataire en archivage.  [...] Enfin, pour 65 % de ces responsables, le gain de place est le premier avantage qui conduit à faire appel à un prestataire en archivage.  [...]

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Hervé Morin va réformer la Délégation générale pour l'armement

La DGA ne sera plus une délégation mais deviendra une direction du ministère de la Défense. Le ministère ne peut pas se comporter en simple acheteur. Il doit mener une politique industrielle intelligente, d'autant plus qu'il est actionnaire d'entreprises du secteur de la défense, a fait valoir Hervé Morin, précisant qu'il avait écarté l'idée de la transformer en une agence plus autonome.   [...] Tout en se faisant l'écho de critiques portées contre la DGA dérive du coût des programmes ou performances moyennes à l'exportation -, Hervé Morin a assuré que la capacité de la Délégation générale pour l'armement n'était pas en cause. Il n'est pas normal que le coût des programmes augmente au fil du temps ou que de premières estimations financières, exagérément optimistes, exigent ensuite d'étaler des programmes d'armement dans le temps, a-t-il souligné.  [...] Avant d'ajouter. Les programmes d'armement devront intégrer, au-delà de leur coût d'acquisition, leur coût de possession mais aussi leur coût de destruction. Hervé Morin a, par ailleurs, rappelé la création d'un comité ministériel d'investissements placé sous sa présidence et chargé d'assurer un suivi régulier des programmes majeurs.  [...]

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Les logiciels libres, une opportunité pour maîtriser ses dépenses

Les logiciels libres, une opportunité pour maîtriser ses dépenses

Aujourd'hui, le logiciel libre serait toutefois présent, à des degrés divers, dans plus de 80% des sociétés (source. Forrester). Cette forte pénétration s'est effectuée en deux temps, décrypte Denis Dorval. Au début, l'open source concernait les systèmes d'infrastructures, comme les messageries, les pare-feu, etc.   [...] Désormais, elle touche largement à l'applicatif Un constat corroboré par Patrick Benichou, p-dg d'OpenWide, prestataire de services en architecture et intégration open source. Le marché tend déplus en plus vers la gestion électronique des documents (GED) et le décisionnel.  [...] Denis Dorval (Alfresco) identifie d'autres motivations. Selon lui, la plupart des clients souhaitent se réapproprier le processus et le contrôle de leur infrastructure d'information, grâce à l'accès libre au code source. C'est notamment le cas des grands comptes, qui ont les moyens humains pour mènera bien ce chantier, précise-t-il.   [...]

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Une seconde vie pour votre mobilier obsolète?

Une seconde vie pour votre mobilier obsolète?

Ce même cabinet réalise l'inventaire du mobilier de chacun de ses clients avant la phase de transfert. Puis ce catalogue est mis en ligne depuis une plateforme web dédiée, consultable par un réseau d'entreprises, d'associations ou de brokers. Safran a ainsi pu recycler 3500 postes de travail sur l'année 2014 et économiser près de 850 000 euros (évacuation, chargement, destruction.  [...] Ensuite, il faut régler un forfait lors de chaque consultation pour l'extraction de l'archive, sa mise à disposition, sa réintégration, etc. Les versions électroniques sont facturées en giga ou en téraoctets. Avant de rédiger un contrat d'externalisation, portez une attention particulière au choix du prestataire afin de pouvoir envisager une collaboration sur le long terme.  [...] Privilégiez un partenaire titulaire de la marque NF Z 40-350 pour l'archivage papier, NF Z 42-013 pour l'archivage électronique. En complément, demandez à visiter les locaux du prestataire pour s'assurer de son sérieux.  [...]

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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Attention néanmoins aux paramétrages liés aux règles d'approbation, qui diffèrent d'une organisation à l'autre, prévient Jean-Michel Bérard, président du directoire d 'Esker. Généralement, les utilisateurs sont formés par les prestataires. Nous associons au maximum les collaborateurs de l'entreprise en les formant, pendant un peu plus d'une journée, à la mise en production des factures, par exemple en leur apprenant comment valider un f chier, transmettre un reporting etc.  [...] Concrètement, le prestataire reçoit les flux d'informations transmis par l'entreprise  [...] fichier PDF grâce à un outil de lecture et de reconnaissance automatique, afin de séparer chaque bulletin de paie. Une fois la signature électronique apposée et l'horodatage effectué afin de garantir la valeur légale du document, le bulletin de paie est acheminé vers l'entreprise pour archivage (pendant cinq ans) et envoyé au salarié ayant choisi la dématérialisation.  [...] Si la numérisation est peu coûteuse - il faut compter chez Locarchives entre 0,01 et 0,02 euro par page - la mise en place d'une solution d' archivage se chiffre entre 0,15 et 0,20 euro HT la page, selon la complexité des documents. La prestation inclut le traitement à l'entrée du document (par exemple le contrôle des signatures) et le coût annuel de l' archivage (entre 80 et 120 euros par an et par gigaoctet).  [...]

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Assurer une fin de vie «propre» à son parc informatique

Assurer une fin de vie «propre» à son parc informatique

Or de plus en plus d'entreprises s'intéressent à la gestion de leurs déchets et font appel à des prestataires spécialisés pour le recyclage de leurs D3E, dans le respect des normes environnementales. L'enjeu écologique est loin d'être anecdotique. L'Ademe (l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie) estime que 1,7 million de tonnes de ces déchets s'amoncelle chaque année en France, dont la moitié est produite par les entreprises.  [...] En outre, le prestataire choisi doit être capable d'assurer la traçabilité du matériel tout au long de la filière de traitement et de valorisation, c'est-à-dire avec des certificats de destruction ou des fiches de suivi pour chaque appareil (BSDI, bordereau de suivi des déchets industriels).  [...] L'idéal est de s'assurer les services d'un prestataire capable de prolonger la durée de vie des appareils en leur donnant une seconde vie, à travers un reconditionnement ad hoc, et de les redistribuer ensuite à des associations caritatives par exemple. Ce qui revient à faire d'une pierre deux coups.  [...]

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(Tribune) Détection, visibilité et réponses automatiques, points-clés en matière de cybersécurité

(Tribune) Détection, visibilité et réponses automatiques, points-clés en matière de cybersécurité

Les spécialistes de la sécurité s'accordent également tous à dire que les attaques sont plus fréquentes et destructrices et plus organisées qu'auparavant. Dans un contexte où les grandes entreprises, sont très bien équipées mais malheureusement bien souvent piratées quotidiennement, il devient capital de transférer les investissements de produits de prévention ( Bac à Sables, IPS, Pare-Feu, anti-virus.  [...] Étant donné que le coût annuel moyen du cybercrime par entreprise s'élève à 15 millions d'US$ (Etude Ponemon Institute, Cost of Cyber Crime Study 2015), en croissance de 20% par rapport à l'année dernière, il est impératif que les organisations soient en mesure de minimiser le temps entre la détection et la destruction afin de limiter les dégâts qu'une attaque peut occasionner.  [...] L'automatisation est largement considérée par les analystes tels que Forester ou Gartner comme la clé dans la lutte contre ces attaques de plus en plus automatisées. Par exemple, ce type de processus peut être capable de bloquer des redirections vers des sites web malveillants, de stopper des processus malveillants, de mettre en quarantaine des fichiers infectés ou de réinitialiser/expirer des informations d'identification de l'utilisateur à la vitesse du réseau et de façon automatisée et orchestrée.   [...]

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La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

Mais doivent être également mentionnés le nombre de fournisseurs et leurs familles de produits et/ou services, le circuit de validation des factures (visas, bon à payer, rapprochement éventuel avec des engagements de commande), le classement et la gestion de l'archivage physique des factures à l'état papier, ou encore l'architecture et l'outil comptable (ERP, logiciel.  [...] Deux cas de figure sont alors possibles. Soit le montant de la facture et du de v i sco ncident. La validation peut avoir lieu et le traitement de la facture est terminé. La comptabilisation est effectuée et un ordre de règlement est déclenché automatiquement, entraînant la mise à jour du statut de la facture et le retour d'informations vers le prestataire via un site Extranet.  [...] Enfin, le projet a également permis de réduire le coût de la manipulation et de l'archivage qui représente 20% du coût de traitement d'une facture. Une économie non négligeable pour le spécialiste de l'assurance et de l'assistance.  [...]

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