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Dématérialisation, Frais


L'Ugap se repositionne sur des enjeux forts

L'Ugap se repositionne sur des enjeux forts

L'Ugap mise sur la simplification de la chaîne de valeur, grâce à la dématérialisation de la prestation, des ordres de mission à la délivrance des billets en passant par les notes de frais. L'agence de voyages retenue est Avexia Voyages, en lien avec Dimo Gestion, HCorpo, et AirPlus pour la carte logée.  [...] Nous avons travaillé le sujet avec le SAE et les opérateurs de l'État, et la demande était un accès simplifié et optimisé à un catalogue généraliste de formations professionnelles, précise Sébastien Taupiac. On est dans un domaine complexe dans lequel il y a énormément de MAPA (marchés à procédure adaptée) et cela coûte cher à tout le monde.   [...] L'Ugap a donc mis en avant, dans cette procédure en cours de finalisation, ses atouts en termes de point unique de facture et de paiement, sources d'économies importantes chez les prestataires. La mutualisation n'étant pas tout, l'Ugap a également intégré dans cette procédure deux lots d'e-learning sur mesure, traditionnellement proposés par des PME innovantes.   [...]

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«La recherche d'économies est allée un peu trop loin»

«La recherche d'économies est allée un peu trop loin»

Pierre-emmanuel Tetaz. Nous sommes très satisfaits. Plus de 200 décideurs sont venus assister à cette manifestation dédiée à la gestion des déplacements professionnels dans la sphère publique. Le thème retenu était la dématérialisation de la gestion des frais professionnels, sujet en plein dans l'actualité.  [...] La Direction générale des finances publiques a annoncé le succès des premiers pilotes concernant la gestion dématérialisée des notes de frais ( états de frais dans le jargon du public, NDLR) au sein de l'administration. Plus généralement, cette journée a permis d'échanger sur les meilleures pratiques en vigueur dans les collectivités, les administrations et les organismes publics.  [...] Prenez le ministère de l'Education nationale, avec plus de 200 000 agents qui se déplacent chaque année. Cet organisme a mis en place des logiciels pour gérer les ordres de missions et les notes de frais. Grâce à cette plateforme, il a réduit ses coûts mais aussi les délais de remboursement des agents, tout en faisant mieux respecter sa politique voyages.  [...]

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Darty modernise le traitement de ses factures

Darty modernise le traitement de ses factures.   [...] Darty modernise son infrastructure informatique pour industrialiser son mode de traitement des factures de frais généraux. Le leader français de la distribution de produits électrodomestiques et électroniques grand public s'est appuyé sur un logiciel métier W4 pour la partie dématérialisation et rationalisation du circuit de gestion des approbations, après avoir, dans un premier temps travaillé sur la numérisation de ses factures.  [...] Cette nouvelle architecture est préalablement testée dans une société régionale du groupe, où le processus de frais généraux concerne 1 700 factures par mois et implique 65 personnes dans le processus comptable.  [...]

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Mettre en place une bonne politique voyages

Mettre en place une bonne politique voyages

Parmi les problèmes rencontrés. la difficulté de consolidation des différents canaux de réservation. Ensuite, contrairement à une famille d'achats classique, la globalisation n'est pas toujours la solution la plus économique. En effet, il est parfois plus facile de négocier un prix avantageux auprès d'un établissement indépendant que d'une chaîne hôtelière.   [...] Cela étant dit, les quatre grands postes que sont la préparation des voyages, les avances de trésorerie, la facturation centrale et la gestion des notes de frais renvoient tous à des problématiques organisationnelles qui sont liées les unes aux autres. Dans ce contexte, l'optimisation passe par la mise en place de flux d'informations et financiers, et le déploiement de briques outils.  [...] Pour optimiser la facturation centrale, la tendance est à la dématérialisation via les plateformes proposées par les principaux prestataires du marché. Enfin, pour ce qui est des notes de frais, là encore, on s'oriente vers plus d'automatisation avec des outils qui évitent les saisies multiples, et donc limitent les risques d'erreurs.  [...]

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La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

Pourtant, les entreprises peuvent notamment réduire de 30% les temps de traitement d'une facture, les frais d'archivage et améliorer la traçabilité des factures en interne, indique Hélène Mouiche, chargée d'études senior chez Markess International. La dématérialisation permet également aux sociétés d'optimiser les coûts de traitement et frais de gestion en réalisant une économie moyenne de 10 euros par facture reçue et 5 euros par facture émise, conclut Philippe Chevalier, ingénieur affaires dématérialisation du groupe Jouve.  [...] Le groupe spécialisé dans l'assurance et l'assistance numérise ses factures depuis 2002. Il y a deux ans, il a souhaité franchir une étape supplémentaire en passant à la dématérialisation fiscale de ses factures fournisseurs.  [...] En cas de contrôle fiscal, un accès aux données est réservé aux contrôles de la Direction générale des impôts (DGI). Sur le plan opérationnel, le projet de dématérialisation fiscale de Mondial Assistance présente plusieurs avantages. Il permet tout d'abord d'accélérer le cycle de facturation par les prestataires et de traitement comptable de leurs factures par Mondial Assistance.  [...]

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Haro sur les notes de frais!

Haro sur les notes de frais!

Une solution tout confort pour le voyageur. Exit les pertes de temps lors de la saisie des notes de frais, celui-ci peut, dès son retour au bureau, finaliser ce travail en quelques clics. Non seulement les données sont intégrées très rapidement dans l'outil, évitant ainsi les longues saisies manuelles, mais elles ne peuvent pas être modifiées, favorisant une réelle sécurisation des informations, assure Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur général d'Etap-on-line.  [...] De même que le système peut comparer les montants des notes de frais saisis avec ceux réellement payés, afin de détecter tout abus éventuel. Pour automatiser et sécuriser davantage les process de gestion, nous réalisons même pour certains de nos clients, tels que la SNCF, la dématérialisation des justificatifs de notes de frais, indique Gilles Bobichon, fondateur du département voyages et frais professionnels chez Dimo Gestion.  [...] Gestion peu fiable et déstructurée des notes de frais sur des fichiers Excel, process chronophage et fastidieux de circulation et de validation des justificatifs, absence de reporting par salarié ou par poste de dépenses... Autant de points négatifs qui ont incité Halton, société spécialisée dans la climatisation, à opterdébut 2009 pour le système de gestion électronique de KDS.  [...]

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Dématérialisation des titres restaurant : la voie est ouverte

Dématérialisation des titres restaurant : la voie est ouverte

Si un nouvel entrant comme Resto Flash s'est lancé directement sur le marché avec une solution mobile, les autres émetteurs se montrent plus vigilants et font le pari d'une dématérialisation progressive avec l'usage de la carte. Les différentes raisons La perception par les salariés d'un paiement sur mobile peu sécurisé, un temps de développement auprès des affiliés plus long en raison des technologies à mettre en place, mais également la problématique pour les RH de devoir imposer à l'ensemble des collaborateurs de s'équiper d'un smartphone.  [...] Et au Brésil, la carte Visa Vale comme support de titre restaurant a mis près 2 ans à s'imposer, souligne le président de Resto Flash. Autant de raisons qui augurent d'un laps de temps certain avant une dématérialisation à 100% des titres restaurant.  [...] Cette baisse des frais de transport, les sociétés émettrices vont-elles la répercuter sur leurs tarifs C'est la question qui est sur toutes les lèvres, répond Anna Notarianni, (Sodexo Services Avantages et Récompenses). Quand la dématérialisation sera effective à 100% et l'industrie entièrement optimisée, cela devrait revenir moins cher que le papier.  [...]

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Dématérialisation: l'inéluctable avancée vers le zéro papier

Dématérialisation: l'inéluctable avancée vers le zéro papier

Rendus obligatoires pour la mise en ligne des avis, des DCE (dossiers de consultation des entreprises) et des RCE (règlement de consultation des entreprises), ces espaces doivent donc être des accélérateurs de dématérialisation plutôt que des freins. Le pouvoir adjudicateur a deux solutions, lorsqu'il s'agit de créer sa plateforme grâce à un prestataire spécialisé.  [...] Sur sa plateforme, près d'un tiers des DCE retirés donne lieu à une réponse dématérialisée. Mais pour Luc Bodin (Axes Management), la véritable progression de la dématérialisation se fera le jour où toutes les entreprises seront légalement contraintes d'utiliser le Web.  [...] Or, ils ne savent pas qu'ils en possèdent paf ois déjà en interne, pour toutes les procédures de télédéclaration fiscale ou sociale. Dans une enquête menée en mai 2010 auprès de 400 entreprises, sur le thème La dématérialisation vue par les fournisseurs *, le Minefe constate, en effet, que le certificat pose problème aux entreprises, qui ne sont que 58 % à affirmer en posséder.  [...]

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Les factures passent progressivement au virtuel

Les factures passent progressivement au virtuel

Une partie d'entre elles bénéficient d'ores et déjà de la dématérialisation fiscale, la seule qui permette de s'affranchir totalement de la facture papier. En amorçant son processus dès 2004, Carrefour a été un précurseur dans ce domaine. En France, de nombreux projets de dématérialisation de factures professionnelles sont désormais engagés ou en cours de déploiement.  [...] La réelle dynamique de la facture électronique est à nuancer sur le plan de la dématérialisation fiscale. Cette forme la plus aboutie, qui abolit les flux de factures papier, est également la plus complexe à implémenter. Selon une enquête du cabinet GS1 France, elle ne concernait que 3% des factures en 2006.  [...] A l'évocation de cette dernière, plusieurs freins sont cités par les entreprises. problématiques d'intégration au système d'information existant, méconnaissance par les fournisseurs de la législation sur les règles à suivre pour la dématérialisation fiscale, crainte de contrôle fiscal.  [...]

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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Au sein de Mondial Assistance France, un centre de services partagés permet de gérer l'ensemble des tâches administratives, dont les factures fournisseurs qui représentent plus d'un million de documents par an. Une chaîne de dématérialisation a donc été mise en place pour en optimiser le traitement.  [...] En se lançant dans la dématérialisation des bulletins de paie, la CCI de Bordeaux se positionne comme l'une des premières administrations semi-publiques de France à adopter le bulletin de paie électronique. Sensible aux problématiques de développement durable (économie d'impressions, de consommables, etc.  [...] Depuis que la loi autorise la dématérialisation de la paie, le groupe Adecco a décidé d'en faire profiter ses intérimaires. Selon un sondage que nous avons organisé en 2009, un intérimaire sur deux souhaitait recevoir son bulletin de paie sous forme dématérialisée, déclare Jean-Philippe Umber, responsable eSolutions du groupe Adecco en France.  [...]

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