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Dématérialisation, Workflow


Les enjeux de la dématérialisation des documents

Les acheteurs sont-ils réfractaires, ou du moins réticents, à déployer un dispositif de dématérialisation D'après la 5e édition de l'étude sur l'e-Achats 360°, menée par le MBA IMA de l'Université Léonard de Vinci et Demat-Infos, il semble que les anciens process soient encore bien enracinés.  [...] La dématérialisation leur offre l'opportunité de mettre en place un workflow de validation et de s'assurer du respect des conditions commerciales passées avec le fournisseur. L'entreprise gagne sur la qualité et la rapidité des process.  [...] Dans le secteur public, selon Markess, le top 3 des chantiers numériques des ministères et des agences de l'État pour la période 2013-2015 concerne en premier lieu la dématérialisation des documents et des processus (workflow, archivage électronique, gestion des documents entrants), en second lieu les services numériques pour les usagers (services en ligne sur le Web, sur mobile, gestion des flux entrants et sortants) et dernier lieu la production et l'analyse des données internes (tableaux de bord, gestion de données de référence, extraction).  [...]

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Les services aux citoyens : priorité n°1 du ROI des chantiers numériques des collectivités

Les services aux citoyens : priorité n°1 du ROI des chantiers numériques des collectivités

Les collectivités locales attendent des chantiers numériques un retour sur investissement plus important de leurs relations avec leurs usagers qu'une simple réduction des coûts. C'est ce que résume en images Markess International avec son enquête Projets numériques des collectivités locales.   [...] Parmi les chantiers numériques les plus susceptibles de générer un ROI, figurent la dématérialisation des documents numériques et leur processus (à 80%) (GED, gestion de courrier entrant, workflow et signature électronique) mais aussi les services numériques pour les usagers (cités à 80%) (services de paiement en ligne, etc).  [...] La majorité des décideurs du secteur public évoquent une stagnation de leur budget informatique pour 2014. Cependant, certains postes de dépenses devraient se développer comme le cloud computing. Le marché des logiciels et services informatiques dédiés aux collectivités locales et autres organismes locaux devrait croître selon Markess International de + 1,3% par an, pour atteindre 2,7 milliards d'euros en 2015.   [...]

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best of

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Dans le cadre de cette nouvelle organisation, le groupe Labco a donc souhaité se doter d'une solution de dématérialisation pour automatiser le traitement de ses 4 000 factures mensuelles, depuis leur réception jusqu'à leur règlement en passant par leur validation via un workflow électronique.  [...] un simple accès internet suffit. Les responsables de laboratoires peuvent ensuite valider leurs factures fournisseurs où qu'ils se trouvent. Enfin, nous bénéficions d'une facturation au nombre de factures sans coûts cachés, explique Laurent L'Hoir, responsable du projet dématérialisation de Labco.  [...] Pour compléter l'éclairage sur ces thèmes-clés, la solution Ozalid conçue par Electrogeloz, a été présentée en détail par Thierry Méténier, chef de produit numérique. Cet outil d'optimisation de la gestion, de l'impression et la livraison des documents permet à son utilisateur de disposer d'un espace entièrement paramétré et personnalisé, en fonction de son cahier des charges (personnalisation à ses couleurs, droits gérés à l'utilisateur, suivi, etc.), a-t-il expliqué.   [...]

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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dynamisé par les aspects légaux (autorisation d'adresser des bulletins de paie par e-mail) et par les démarches liées au développement durable, le marché de la dématérialisation est en pleine croissance. Selon l'enquête réalisée par Markess International et publiée en novembre 2009, les structures optant pour cette solution sont notamment motivées par l'automatisation des process.  [...] numérisation des factures entrantes, reconnaissance de caractères, système de workflow pour les phases de vérification et de validation. Nous avons opté pour le système Basware, car il s'agit d'un spécialiste de la dématérialisation des factures. Sa solution va plus loin que celles des généralistes.  [...] Depuis que la loi de simplification du droit, en date du 13 mai 2009, autorise la publication des bulletins de salaire dématérialisés, les entreprises et les organisations publiques commencent à intégrer la paie dans leur démarche de dématérialisation. Du coup, les offres fleurissent sur ce marché émergeant.  [...]

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Dématérialisation: quid du ROI?

Dématérialisation: quid du ROI?

Eviter le risque d'erreurs dans les saisies manuelles, améliorer le workflow au sein des services utilisateurs et réduire le coût de traitement des documents. les principaux bénéfices de la dématérialisation sont déjà bien connus des donneurs d'ordres. Désormais incontournable, elle améliore l'efficacité opérationnelle en substituant aux échanges de documents papiers un traitement automatisé de données numérisées, comme le rappellent les éditeurs Itesoft et CDC Fast.  [...] Ceux-ci sont alors cryptés, horodatés, et nécessitent de recourir à une technologie d'authentification pour les consulter ou les exploiter, explique Charles du Boullay. Associé au tiers archiveur CDC Arkhinéo, le prestataire accomplit des services de dématérialisation pour le compte de 4000 collectivités et établissements publics.  [...] Les documents relatifs à la passation de commandes sont désormais aussi concernés par la dématérialisation. Selon le cabinet d'études Markess International, 44 % des décideurs envoient leurs bons de commande au format électronique. En parallèle, les logiciels d'e- procurement et d'e-sourcing tendent à se démocratiser dans la plupart des services achats des grands comptes.  [...]

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La dématérialisation passe par les hommes

La dématérialisation passe par les hommes

La dématérialisation permet, entre autres, de réduire les coûts, de limiter l'empreinte carbone et de faciliter le travail collaboratif. Généralement, on aborde les projets de dématérialisation sous l'angle de la technique. Or, même les utilisateurs formés à sa mise en oeuvre sont déstabilisés par son déploiement.  [...] Le papier manifeste visiblement la charge de travail et illustre le pouvoir et l'autorité dans l'organisation. La dématérialisation libère le document devenu ubiquitaire. Les règles d'accès en sont impactées. Les bonnes habitudes, comme avoir le document papier sous la main et un crayon pour l'annoter, se transforment en mauvaises manies à remplacer par d'autres (classement de ses données sur ordinateur, accès à des documents partagés et gérés au sein d'un workflow, signature électronique, dépôt au coffre-fort électronique, etc.  [...] ) peuvent également être établies. Il arrive aussi que les outils de dématérialisation soient mal maîtrisés ou mal connus. Il peut s'agir de fonctionnalités basiques méconnues ou d'outils délicats à manipuler (GED, composeur de documents...) sur lesquels les utilisateurs n'ont pas été formés.  [...]

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La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

Plusieurs catégories de prestataires évoluent sur le marché de la dématérialisation de factures. Ils couvrent les différents types de périmètres. papier, simple et fiscale. Selon l'étude Bénéfices et gains de la dématérialisation de factures - 2008-2010 de Markess International, deux groupes se détachent parmi les prestataires sollicités par les entreprises.  [...] La dématérialisation des factures est un projet qui doit être envisagé de façon bilatérale, d'autant plus lorsqu'il se place dans un cadre de dématérialisation fiscale. Or, il est encore difficile d'associer la majorité des fournisseurs à ce type de processus, même si certains donneurs d'ordres ont tenté la manière forte, comme dans le cadre de projets d'enchères inversées par exemple, constate Hélène Mouiche, chargée d'études senior chez Markess International.  [...] Pour sélectionner sa solution logicielle de dématérialisation, l'importateur a fait appel à Flucticiel, un cabinet de consultants. Ces derniers ont participé à l'élaboration du cahier des charges et préconisé la mise en oeuvre de la solution Invoice Processing de Basware.  [...]

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Dématérialisation: l'inéluctable avancée vers le zéro papier

Dématérialisation: l'inéluctable avancée vers le zéro papier

Il peut opter pour un site web dédié, personnalisé et aux couleurs de la collectivité, ou alors pour un espace sur une plateforme hébergée par l'éditeur, où la collectivité apparaît dans un menu déroulant, parmi d'autres administrations, précise Didier Louisin, chef de produits dématérialisation chez l'éditeur Agysoft.  [...] Ainsi que le jour où la dématérialisation sera totale. Car de nombreuses administrations réimpriment encore les documents, notamment lorsqu'elles sont soumises à des procédures internes comme la transmission au contrôle de légalité ou au payeur départemental.  [...] Tout simplement pour éviter des erreurs ou passer à côté de données importantes. A l'avenir, l'établissement prévoit de fluidifier la mise en ligne des offres, par la synchronisation de son logiciel d'aide à la rédaction avec la plateforme électronique. Nous poursuivons notre apprentissage de la dématérialisation avec les fournisseurs en les accompagnant et en les stimulant pour les prochaines échéances, conclut Hervé Signoret.  [...]

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Les factures passent progressivement au virtuel

Les factures passent progressivement au virtuel

46), 16% sont en cours de déploiement, 22% ont un projet d'ici 2009. Seules 31% n'ont rien prévu. Les facteurs déclenchants d'un projet de dématérialisation correspondent toujours à une problématique de gestion de la masse documentaire, du coût que cela génère, ou encore de la volonté de supprimer des tâches à faible valeur ajoutée, explique Pascal Lavest, chef de produit chez Dicom, spécialiste de la capture de documents.  [...] @ Source. Markess International, étude 2007-2009 / Echantillon. 95 entreprises adeptes de la dématérialisation fiscale des factures.  [...] La réelle dynamique de la facture électronique est à nuancer sur le plan de la dématérialisation fiscale. Cette forme la plus aboutie, qui abolit les flux de factures papier, est également la plus complexe à implémenter. Selon une enquête du cabinet GS1 France, elle ne concernait que 3% des factures en 2006.  [...]

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«Il est fondamental de penser aux utilisateurs»

«Il est fondamental de penser aux utilisateurs»

Comme tous les Gem, nous devons avant tout fournir un guide des bonnes pratiques en matière de dématérialisation. Ce dernier paraîtra dans l'année et sera destiné aux acheteurs et plus largement à tous les utilisateurs de plateformes de dématérialisation. Il ne résoudra pas tous les problèmes, en ce sens que le volontarisme de l'acheteur et des entreprises reste indispensable pour réussir un projet de dématérialisation.  [...] De plus, la sensibilisation et l'adhésion des fournisseurs sont essentielles. L'acheteur doit donc aller à leur rencontre en dehors des procédures pour leur expliquer les atouts de la dématérialisation. Ce que font certains en s'appuyant, par exemple, sur les CCI ou les chambres des métiers.  [...] Christophe Alviset, 51 ans, préside le groupe d'études de marché (Gem) sur la dématérialisation des marchés publics depuis sa création. Depuis 2001, il est sous-directeur informatique et nouvelles technologies à la direction du personnel, de la modernisation et de l'administration de Bercy.  [...]

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