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Documents, Classeur


Le classement prend de la couleur

Le classement prend de la couleur

Et comme, chaque utilisateur final a ses propres habitudes de classement en fonction de son métier et de ses préférences personnelles, les fournisseurs s'adaptent pour mieux répondre aux attentes des acheteurs. Ainsi, le classeur est généralement mis à contribution pour des usages fréquents, alors que le dossier suspendu, lui, sert à ranger des documents moins consultés.  [...] Les fabricants de classeurs ont également renouvelé leur offre pour quelle soit plus pratique. Qu'ils soient à leviers ou à anneaux, les classeurs sont de plus en plus ergonomiques. La présentation en chevalet des documents en réunion est ainsi très en vogue.  [...] Les fournituristes savent ainsi s'adapter aux tendances de consommation. Ansi, si l'érosion des ventes de CD a conduit à l'effondrement des produits de classements de CD, d'autres tendances émergent... Et parmi elles. les reliures plastifiées. A mi-chemin entre la pochette protège-documents et le classeur, ce produit a de plus en plus la cote.  [...]

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Le classement joue la carte de la fonctionnalité

Le classement joue la carte de la fonctionnalité

Intitulé Les Français et le classement, il révèle qu'aujourd'hui, malgré la forte avancée de la haute technologie dans la vie courante des Français, seuls 23% d'entre eux reçoivent des documents par mail et 59% les impriment pour en conserver une copie. Le rangement et le classement restent donc une préoccupation constante, 62% des Français s'y attellent au moins une fois par semaine.  [...] Les reliures plastifiées, à mi-chemin entre la pochette et le classeur, ont de plus en plus la cote. Elles permettent un classement et une lecture simplifiés des documents. Quant aux classeurs à levier, d'importants efforts ont été fournis pour améliorer leur facilité d'utilisation mais aussi leur aspect visuel, les deux principales lacunes de ce produit.  [...] Le fruit de sa réflexion est le classeur 180° Active Pro permettant le classement de divers documents (CD, cartes de visite, etc.).  [...]

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Les 6 équipements de bureau indispensables en entreprise

Quand on travaille à la fois d'après un document papier et sur ordinateur, attention à ne pas laisser le document à plat, précise François Cail. Pour éviter les mouvements inconfortables du cou, du dos et de la tête, il faut qu'il soit posé légèrement en hauteur.  [...] Le porte-documents permet donc d'adopter une posture confortable et détendue pour les travaux de saisie à partir d'un document papier. Il se place entre le clavier et l'écran et doit être d'une surface suffisante pour permettre de poser un classeur A4 ouvert.  [...] Le support doit être légèrement incliné, mais pas trop haut derrière, afin de ne pas cacher les bas de l'écran. Plusieurs modèle sont proposés par la fabricant Qualidesk.   [...]

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Des outils de classement naturels et pratiques

Des outils de classement naturels et pratiques

Leur caractéristique Un dos de 80 mm de largeur - contre 15 ou 30 mm pour des produits standard - spécialement conçus pour classer des documents larges et/ou lourds.  [...] Comme pour le reste de la gamme, le fond de ces dossiers est strié, ce qui permet d'insérer plus facilement les documents L à l'intérieur tout en évitant que ces mêmes documents ne glissent. Plus classiquement, ces articles sont équipés de barrettes de suspension plates en acier indéformable, avec des crochets plastiques surmoulés indissociables, pour un accrochage facile sous tablettes.  [...] Quant à Durable, le fabricant mise également sur des produits modulables. Avec, par exemple, la gamme de présentoirs commercialisée depuis 2008 sous le nom de Combiboxx. Ces articles permettent de classer de nombreux documents (courrier, factures, contrats, documentation commerciale, etc.  [...]

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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

La plateforme traite le courrier du client de A à Z, explique Patrick Bensemhoun, directeur marketing de Xerox Global Services. Les sacs postaux sont ouverts et scannés, puis identifiés par le logiciel de traitement qui classe et indexe les documents avant de les rediriger vers leurs destinataires.  [...] La dématérialisation des documents dans l'entreprise s'accompagne de contraintes liées à l'archivage. Les solutions sur le marché se concentrent notamment sur les besoins en termes de classement, de consultation et de conservation.  [...] Depuis six mois, 15 postes de travail au sein de l'Ordre national des médecins sont équipés de la solution d'archivage électronique proposée par l'éditeur Novaxel. Le besoin de l'organisation. classer et stocker tout type de documents (Word, Excel, mais aussi des plans, des photos, etc.  [...]

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Détruire ou faire détruire ses documents sur site

Détruire ou faire détruire ses documents sur site

Factures, bons de commande, dossiers classés secret défense... Autant de documents confdentiels que les entreprises doivent mettre à l'abri des malveillances. S'équiper en destructeurs de documents est un choix relativement sûr. Néanmoins, des prestataires proposent la destruction sur site pour plus de sécurité.  [...] En termes de sûreté, les normes de sécurité sont bien définies pour les destructeurs de documents. La norme allemande Deutsches institut für normung (DIN) varie de un à cinq. La mention DIN 5 est notamment réservée aux documents classés top secret de l'armée et du gouvernement.  [...] Autre chiffre étonnant, dans 67 % des établissements les poubelles contenaient au moins un document confidentiel. Ainsi, plus de la moitié des poubelles des établissements privés contiendrait des documents financiers (52,7 %) et 13 % des documents comportant toutes les données nécessaires permettant d'usurper l'identité d'un tiers. A contrario, une étude.  [...]

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Archivage: lorsque le recours à un tiers s'impose

Archivage: lorsque le recours à un tiers s'impose

Différents sorts finaux sont réservés aux documents papier (ou dossiers). en détruire une partie, externaliser chez un tiers archiveur qui va se charger de les classer, et dématérialiser une autre partie. C'est le mix des trois qui préside aujourd'hui.  [...] Quelle que soit la raison première qui la pousse à s'intéresser à la question, elle va devoir agir sur le volume de ses archives. Différents sorts finaux sont réservés aux documents papier (ou dossiers). détruire une partie, externaliser chez un tiers archiveur qui va se charger de les classer, et dématérialiser une autre partie.  [...] Le conseil est au coeur des prérogatives des tiers archiveurs. Nous auditons les fonds et les flux d'archives pour préconiser des plans de classement, les durées légales de conservation et donc les dates de destruction afférentes à chaque document. Mais nous accompagnons également nos clients sur les calculs de risque ou de rentabilité d'un service dans une approche ROIste, comme la numérisation à la demande de documents fréquemment consultés ou la non conservation de photocopies pléthoriques qui n'ont aucune valeur légale.  [...]

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Construire sa politique d'archivage

Construire sa politique d'archivage

Pour mettre en place une politique d'archivage, l'acheteur doit identifier les besoins de l'entreprise et établir une liste des documents qu'il faudra classer. Dans le cadre d'une dématérialisation, un audit préalable permet de schématiser les différents circuits de traitement pour chaque type de document (archivage simple ou probant, signature électronique ou non, etc.  [...] De plus, l'entreprise doit pouvoir justifier à tout moment de l'authenticité des documents et données. Les prestataires doivent pouvoir certifier l'authenticité des documents grâce à l'horodatage, la signature électronique et la traçabilité. Ainsi, il est conseillé d'établir une matrice qui met en relation les risques de chaque solution et le coût qui lui est associé.  [...] - Etablir une liste des documents à classer - Evaluer le coût de la destruction des documents - Arbitrer entre archivage en interne ou recours à un prestataire externe - Définir une politique d'archivage.  [...]

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Les MPF premier maillon de votre GED

Les MPF premier maillon de votre GED

MPF et GED font bon ménage, en voici la preuve. A l'office du tourisme du Grand Lyon, les demandes de visites guidées sont associées à un numéro de commande, classées puis identifiées en tant que devis. Ces derniers, générés en PDF, sont automatiquement [intégrés dans la gestion 'électronique de documents (GED).  [...] A partir de leurs MPF, ces derniers peuvent inclure dans les documents numérisés des métadonnées gages d'une meilleure indexation des documents, afin d'assurer un classement, une recherche et une circulation plus efficaces des documents numériques. Les progiciels intégrés aux MPF permettent de dématérialiser les processus internes, notamment ceux à haute valeur stratégique.  [...] Par exemple, avec la numérisation de documents comptables rattachés aux dossiers clients, précise Tomas Collins, directeur solution & IT services de Ricoh.  [...]

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Exploiter pleinement le potentiel des outils de gestion des contrats

Exploiter pleinement le potentiel des outils de gestion des contrats

Le reporting sur les informations contractuelles est essentiel si l'on veut réduire les risques, assurer la conformité et réaliser des économies. Les contrats et les renseignements qu'ils contiennent sont précieux. Cependant, ils sont souvent sous-utilisés, car il est difficile de structurer les données et d'y avoir accès.   [...] Il est parfois difficile d'identifier les documents et renseignements contractuels pertinents. De plus, classer les documents connexes (modifications, annexes, etc.) dans un lieu unique peut se révéler une tâche accablante. La recherche et l'analyse des données simplifient le suivi des informations, leur étude et leur diffusion judicieuse.  [...] Ces renseignements peuvent également servir à créer une analyse de rentabilité qui sera utile pour décerner les primes de rendement et augmenter les effectifs. Les outils de gestion des contrats sont un vecteur de transparence. Associés à un langage pré-approuvé facile à configurer, à des directives politiques et à des chaînes de validation sécurisées, ils contribuent à assurer la mise en oeuvre de dispositions et de pratiques acceptables, ce qui permettra de réduire les risques et d'améliorer les résultats.   [...]

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