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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

La dématérialisation des documents dans l'entreprise s'accompagne de contraintes liées à l'archivage. Les solutions sur le marché se concentrent notamment sur les besoins en termes de classement, de consultation et de conservation.  [...] Si l'archivage électronique est en voie de démocratisation dans les entreprises, il n'en reste pas moins un projet complexe. Et ce, même si certains prestataires essaient de simplifier au maximum la numérisation des documents, à l'image d'Everial qui propose, par exemple, de mettre à disposition de ses clients des bornes de numérisation en location (100 Euros/mois/borne).  [...] Dans les entreprises, l'archivage concerne à la fois les documents physiques, mais aussi ceux qui arrivent déjà numérisés, l'objectif étant de faciliter l'accès, le partage et la conservation de l'information. Avant de monter un projet, les entreprises doivent donc réfléchir à l'organisation de leurs flux.  [...]

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Gestion des notes de frais : les habitudes ont la vie dure!

Gestion des notes de frais : les habitudes ont la vie dure!

Un récent sondage Opinion Way réalisé pour Concur révèle une appétence marquée des salariés et des entreprises pour une gestion dématérialisée mais des réflexes papier bien ancrés dans le quotidien.  [...] En cas de contrôle de l'administration fiscale, la non présentation de ces documents papiers constituaient une irrégularité et pouvait donner lieu à un redressement, souligne Pierre-Emmanuel Tetaz, managing director EMEA south chez Concur. Fixant les modalités de numérisation des factures papier, cet arrêté donne aux justificatifs numérisés une valeur équivalente au papier devant l'administration fiscale ouvrant la voie à de nouvelles perspectives pour les entreprises qui peuvent désormais s'affranchir des coûts de stockage et d'archivage des documents papiers.  [...] Et il faut en justifier. En cas de vérification, et si l'entreprise ne peut en justifier, la dépense pourra être considérée comme un avantage en nature ou un complément de rémunération par l'administration fiscale. Se pose donc la question de l'archivage des justificatifs de notes de frais.  [...]

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Quelle solution d'archivage électronique pour quels enjeux?

Quelle solution d'archivage électronique pour quels enjeux?

Pour l'entreprise, mettre en place une solution d'archivage électronique de documents nécessite de prendre en compte de nombreux paramètres. techniques, juridiques et organisationnels. Présentation des problématiques à examiner avant de choisir le système le plus adapté.  [...] Par ailleurs, pour garantir la signature électronique dans les documents archivés, l'entreprise devra s'adresser à des éditeurs spécialisés comme Cryptolog. Notre logiciel permet de décorréler la partie stockage de celle concernant la gestion de la preuve.  [...] Ces derniers archivent les documents envoyés par les entreprises et les envoient à une autorité de gestion de preuve telle que l'Imprimerie nationale. Celle-ci va vérifier que la signature électronique est intègre et non modifiée, puis rédiger une attestation électronique.  [...]

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Locarchives inaugure un nouvel entrepôt en Rhône-Alpes

Locarchives inaugure un nouvel entrepôt en Rhône-Alpes

Le spécialiste de l'externalisation d'archives et de l'ingénierie documentaire dispose d'un nouveau site pour conserver les documents de ses entreprises clientes.  [...] Près de 80 kilomètres de linéaires. Telle est la capacité d'archivage du nouvel entrepôt de Locarchives, situé dans le parc industriel de la Plaine de l'Ain, sur la commune de Saint-Vulbas (Ain). Le bâtiment, d'une superficie de 3 000 m 2, est dédié à la conservation et à la gestion de documents de toute nature, sur supports papier, informatique, audio ou encore vidéo.  [...] Au total, ce nouvel entrepôt représente un investissement de deux millions d'euros pour le spécialiste de l'externalisation d'archives et de l'ingénierie documentaire, qui prévoit de construire un autre bâtiment, de 2300 m 2, sur le même site d'ici à la fin de l'année.  [...]

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L'archivage numérique à valeur probante: au coffre!

L'archivage numérique à valeur probante: au coffre!

Le respect de la norme NF Z 42-013 ne constitue en aucun cas une obligation légale dans l'élaboration d'un SAE. Elle doit être considérée comme un guide de bonnes pratiques pour les entreprises, afin qu'elles puissent se prémunir de tout risque de mauvaise gestion de leurs archives, pouvant donner lieu à contentieux.  [...] Une estimation qui tient compte des gains en matière de temps, de prix de facturation mais aussi en termes d'espace accaparé par les archives physiques. En contrepartie, à combien se chiffre en moyenne l'archivage électronique On peut estimer un coût de l'ordre de 10 centimes d'euro par document pour une durée de conservation de dix ans, sur la base moyenne d'un document de 100 Ko et de 100 000 documents par an, déclare Jean-Marc Rietsch, avec un retour sur investissement au bout d'un an et demi.  [...] Si l'of re est pléthorique sur le marché - l'heure n'est pas encore à la concentration, souligne Bertrand Garé (Jemm Research) - on distingue tout de même trois catégories de prestataires. Première catégorie. les tiers archiveurs dont l'essentiel du métier consiste à conserver les documents pour les entreprises sur leurs propres sites.  [...]

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Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Étant donnée l'hétérogénéité des pratiques, les entreprises doivent mixer un archivage papier et un archivage électronique. Ce qui n'est pas toujours simple. La politique d'archivage doit être la même selon les supports. Les référentiels doivent être les mêmes, insiste Cécile Yon, archiviste expert chez Novarchive.  [...] Cette définition du référentiel est la première étape d'une bonne politique d'archivage. Définir la typologie et la famille de chaque document est une étape primordiale pour bien aiguiller les documents et facilement les retrouver ensuite, note Olivier Llopiz.  [...] Avec 7600 chauffeurs et 15 millions de courses par an, Taxis G7 stocke beaucoup de données. Et le nombre de documents continuait d'augmenter. La société profite d'un déménagement pour mettre en place un projet d'archivage électronique. Novarchive commence par réaliser un audit des processus d'archivage.  [...]

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L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

) sur les risques liés aux ­documents contractuels. Et les résultats sont pour le moins étonnants. Si 91% des entreprises transmettent une liste des documents à collecter à leurs fournisseurs, seules 12% livrent une liste spécifique à chaque ­attributaire.  [...] Juriste, acheteur, financier. quelle fonction va être le plus à même de collecter ces documents, d'en vérifier l'authenticité et d'en contrôler la validité Et comment cette personne doit-elle s'organiser L'opération semble si complexe à mettre en oeuvre et si coûteuse que certaines entreprises ont tout bonnement abandonné.  [...] Les entreprises ne sont pas conscientes des risques encourus, sauf celles qui ont déjà été confrontées à des problèmes, constate Olivier Audino, directeur de Buy Made Easy. Il souligne le coût que représente une bonne gestion de ce risque. Relancer les fournisseurs, vérifier les documents, les mettre sur un serveur sécurisé, vérifier la validité.  [...]

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[Gestion des risques] Organiser la collecte et la vérification des documents contractuels

[Gestion des risques] Organiser la collecte et la vérification des documents contractuels

) sur les risques liés aux documents contractuels. Et les résultats sont pour le moins étonnants. Si 91% des entreprises transmettent une liste des documents à collecter à leurs fournisseurs, seules 12% livrent une liste spécifique à chaque attributaire. 74% des donneurs d'ordre interrogés vérifient systématiquement les documents transmis (dates de validité, adéquation, etc.  [...] ) mais aucun ne vérifie à chaque fois l'authenticité des documents reçus. Manque de temps, de moyens, de méthodes... Les entreprises ne savent pas comment collecter les documents contractuels ni comment vérifier leur authenticité, observe André Anglade, l'auteur de l'étude.  [...] Pourtant, il y a un véritable suivi de tous ces documents à faire. Pour toute attestation fournie par une société étrangère. Il faut se demander si cette entreprise est bien apte à délivrer une attestation, insiste-t-il. Et en termes de collecte de documents contractuels, mieux vaut être paranoïaque.  [...]

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Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

en Allemagne, 89 % des entreprises archivent en interne leurs documents actifs contre 71 % en France et 58 % au Royaume-Uni. Environ 80 % des entreprises, dans ces trois pays, se déclarent préoccupées par la sécurité et la protection des données, principales raisons invoquées pour une telle conservation de documents.  [...] Enfin, pour 65 % de ces responsables, le gain de place est le premier avantage qui conduit à faire appel à un prestataire en archivage.  [...] ), à la comptabilité (factures) et à la fonction commerciale (contrats, etc.). Cela implique que les conditions d'archivage garantissent l'intégrité du contenu et l'identification de son auteur, grâce, notamment, à un certificat de signature électronique.  [...]

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Achats durables : le défi écologique et social

Achats durables : le défi écologique et social

- ACTIVITÉ. Constructeur de matériel de numérisation, éditeur de solutions logicielles dédiées au traitement des documents, de la capture à l'archivage et d'applications de gestion de processus.  [...] La seconde enquête, parue en mai dernier, a été menée par les étudiants du troisième cycle ingénierie et management des achats (IMA) du Pôle universitaire Léonard de Vinci, en partenariat avec le cabinet CKS. Les réponses au questionnaire, adressé à 100 directeurs achats d'entreprises et d'entités publiques, révèlent un panorama contrasté des pratiques en matière de RSE.  [...] Si la moitié des responsables achats ont répondu qu'une politique de ce type existe au sein de leur société, seuls 53% ont indiqué que les achats étaient impliqués. La démarche des entreprises et des achats est en partie défensive, analyse Arnaud Salomon, directeur de l'IMA du pôle Léonard de Vinci.  [...]

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