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Entreprise, Cahier des charges


Choisir entre hôtesses salariées et agence externe

Choisir entre hôtesses salariées et agence externe

Dans une entreprise, l'accueil peut être assuré par des hôtesses salariées ou par une agence externe. Dans le cas de l'externalisation de ce service, un cahier des charges bien précis doit être établi. En outre, le prix n'est qu'un critère de sélection du prestataire parmi d'autres.  [...] L'externalisation d'une prestation d'accueil suppose la réalisation d'un appel d'offres et donc la rédaction d'un cahier des charges. Celui-ci se doit d'être le plus précis possible, de sorte que l'agence d'accueil dispose des informations nécessaires pour fixer son prix et délivrer une prestation conforme aux besoins de l'entreprise.  [...] Ensuite, le cahier des charges doit être en mesure de fournir aux agences un ensemble de statistiques sur l'accueil de l'entreprise en lui-même. nombre de visiteurs, d'appels téléphoniques et de livraisons par jour, durée moyenne du traitement, variation sur la journée et sur douze mois, amplitude horaire de fonctionnement, fermetures annuelles, sans oublier la nature des contacts (nationalité des interlocuteurs et visiteurs).  [...]

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Les étapes-clés pour organiser un déménagement interne

Les étapes-clés pour organiser un déménagement interne

Comme pour un déménagement traditionnel, l'entreprise doit rédiger un cahier des charges. Le transfert interne est une prestation de service comme une autre, rappelle Charles Herbelot (Démépool). L'absence de transport routier sur la voie publique est la seule différence avec un déménagement classique.  [...] Le cahier des charges comporte, en préambule, le descriptif de l'entreprise et de ses locaux, ainsi que la période d'exécution souhaitée. Il précise, en outre, les prestations demandées (inventaires détaillés, plans d'implantation, cellule de coordination, signalétique.  [...] ..) et ce qui sera effectué par le personnel de l'entreprise cliente (emballage, déballage, débarras, etc.). Il doit fournir les éléments nécessaires - notamment la nature des biens à déménager - permettant au prestataire de calculer les volumes, les emballages et les ressources humaines nécessaires.  [...]

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Externaliser son centre de reprographie

Externaliser son centre de reprographie

Lorsque l'entreprise a décidé d'externaliser la gestion de son centre de reprographie et de passer un appel d'offres, la rédaction d'un cahier des charges s'impose. Dans la pratique, ces derniers se révèlent souvent très imprécis aux dires des prestataires.  [...] Et pour cause. Selon une étude reprise par Xerox, 90% des grandes entreprises ne connaissent pas la nature de leurs dépenses documentaires. Le cahier des charges doit pourtant comporter des statistiques précises sur la production d'impressions moyenne de l'entreprise, période par période.  [...] Auparavant, ces travaux étaient réalisés par les collaborateurs, dont ce n'est pas le métier, ce qui représentait une charge de travail importante. Dans ce contexte, Baxter France s'est doté il y a cinq ans d'un centre de reprographie externalisé au siège social de l'entreprise, à Maurepas dans les Yvelines.  [...]

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Externaliser ses relations presse

Externaliser ses relations presse

Pour gérer leurs relations avec les médias, les grandes entreprises ont fréquemment recours aux services d'une agence de relations presse. Comme pour tout type d'achat, cette externalisation nécessite d'identifier précisément ses besoins et de rédiger de manière Claire et pertinente son cahier des charges.  [...] .. Ces besoins peuvent être très divers (présentation d'un nouveau produit, accroissement de la notoriété de l'entreprise...). Ils sont susceptibles de varier selon les sociétés, voire à l'intérieur d'une même entreprise selon les périodes. La définition de ces besoins permet ensuite de passer à la rédaction du cahier des charges.  [...] - La définition du besoin repose notamment sur une analyse approfondie du contexte dans lequel évolue l'entreprise - Le cahier des charges doit permettre d'expliquer au prestataire les priorités et les objectifs de la société - Les qualités rédactionnelles et relationnelles, les références clients, le réseau de journalistes comptent parmi les principaux critères pour choisir une agence.  [...]

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L'entretien des espaces verts: garder un oeil sur la qualité

L'entretien des espaces verts: garder un oeil sur la qualité

Selon l'Unep, 20 100 entreprises du paysage proposent des prestations diverses, de la création et de l'entretien de jardins à la conception de décors d'intérieur en passant par la taille des arbres et l'engazonnement. 85 % de ces entreprises comptent moins de six salariés.  [...] Le montant des prestations est extrêmement variable en fonction de la typologie du paysage et de son contenu. Par ailleurs, le cahier des charges doit faire la distinction entre la maintenance et les travaux neufs. Dans le premier cas, l'entreprise doit bien indiquer la fréquence de passage par type d'intervention (tonte, taille, arrosage, etc.  [...] Le cahier des charges peut également demander un planning d'intervention par tâche. Enfin, il est recommandé de préférer une entreprise disposant d'un label (certification ISO 9001, Qualipaysage ou Unep) qui garantit la qualité de la prestation.  [...]

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Evolution des normes antipollution pour les flottes automobiles d'entreprises

Evolution des normes antipollution pour les flottes automobiles d'entreprises

Pour réduire les coûts d'une flotte d'utilitaires, les entreprises peuvent faire appel aux services d'un spécialiste en optimisation. Chez Cosma experts, on estime que l'intervention sur une flotte d'utilitaires peut être rentable dès 40 à 50 véhicules. Nous réalisons un audit puis nous bâtissons un cahier des charges que nous envoyons aux loueurs et aux constructeurs.  [...] L'optimisation passe souvent par le recours à un seul constructeur pour augmenter les volumes. Autre levier. analyser les usages pour définir un cahier des charges commun à toute l'entreprise. Chez un de nos clients, chaque magasin avait son propre cahier des charges, évoque Jean-Jacques Buire.  [...] D'autant que les contrats sont aujourd'hui plus flexibles (révision par avenant, matrice de roulage intégrant des dépassements kilométriques...). Enfin, attention aux frais de restitution, les utilitaires étant souvent mis à rude épreuve. Mieux vaut, en effet, faire réparer par un carrossier des rayures même anodines que de se voir facturer par son loueur une remise en état de la carrosserie au prix fort.   [...]

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La propreté | Dossier : Panorama des familles d'achats dans les services généraux

La propreté | Dossier : Panorama des familles d'achats dans les services généraux

Le plus souvent, les prestations demandées relèvent d'un nettoyage classique de bureaux, locaux ou vitres, ce qui représente 80% de l'activité des entreprises de propreté et 30 % de leur chiffre d'affaires. Mais il peut également s'agir de travaux plus spécifiques, en milieu industriel, agroalimentaire ou hospitalier par exemple, sans oublier des interventions ponctuelles, pour le ramonage notamment.  [...] Pour éviter les déconvenues, le cahier des charges doit faire apparaître clairement les contraintes liées à l'activité de l'entreprise. En particulier, il faut définir les horaires d'intervention de la société de propreté, en dehors des horaires de bureau par exemple, mais aussi évoquer les questions de sécurité.  [...] Par ailleurs, le cahier des charges doit être très précis dans la quantification du travail à réaliser ainsi que dans la description des lieux, notamment en ce qui concerne les types de revêtements ou la superficie des pièces. Cependant, une fois toutes ces informations données, l'entreprise doit pouvoir laisser une certaine souplesse au prestataire pour décider de l'ordre dans lequel procéder et de l'organisation des équipes.  [...]

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L'optimisation des achats de transport

L'optimisation des achats de transport

Pour rédiger le cahier des charges, le service achats doit tout d'abord identifier les risques susceptibles de se produire et recenser tous les problèmes survenus lors du précédent contrat. En la matière, l'aide de l'administration des ventes ou du magasinier de l'entreprise se révèle bien souvent très utile.  [...] Ces services savent pointer, notamment, les critères généralement difficiles à respecter pour les prestataires. Le cahier des charges précise alors les moyens à mettre en oeuvre pour éviter ces problèmes, de même que le niveau de services attendu par l'entreprise en cas de retard de livraison, d'altération du conditionnement et d'avarie sur les marchandises.  [...] Lorsqu'une entreprise choisit de faire appel à un nouveau transporteur, la prestation est rarement optimale dès le début du contrat, mais s'améliore au fur et à mesure. C'est pourquoi les services achats les plus expérimentés négocient, dès la signature du contrat, une diminution annuelle des tarifs, de 1 à 5%, correspondant à l'augmentation de la productivité du prestataire.  [...]

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L'entretien des espaces verts | Dossier : Panorama des familles d'achats dans les services généraux

L'entretien des espaces verts | Dossier : Panorama des familles d'achats dans les services généraux

94% de ces entreprises comptent moins de neuf salariés. Au total, le secteur emploie 91100 personnes pour un chiffre d'affaires qui atteint désormais 5,34 milliards d'euros.  [...] Par ailleurs, le cahier des charges doit faire la distinction entre la maintenance et les travaux neufs. Dans le premier cas, l'entreprise doit bien indiquer la fréquence de passage par type d'intervention (tonte, taille, arrosage...). Dans le second cas, il faut mentionner les réseaux qui passent à proximité (téléphone, gaz ou électricité) et demander une estimation du coût de maintenance ultérieure.  [...] Surtout, les experts recommandent d' exiger une garantie de reprise d'un an pour les végétaux fournis et plantés. Le cahier des charges peut également demander un planning d'intervention par tâche. Enfin, il est recommandé de préférer une entreprise disposant d'un label (certification ISO 9001, Qualipaysage ou Unep) qui garantit la qualité de la prestation.  [...]

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La propreté en journée, une prestation en devenir?

La propreté en journée, une prestation en devenir?

Reste à formaliser le tout dans un cahier des charges. Là encore, il existe des désaccords entre certains donneurs d'ordres. Une entreprise comme Nestlé n'a pas établi de cahier des charges avec son prestataire, contrairement à des sociétés comme L'Oréal et Air Liquide Santé Domicile (lire témoignage ci-dessus).  [...] Un document réclamé par certaines entreprises de nettoyage. Dans une prestation de propreté, c'est l'obligation de résultats qui prévaut et non une obligation de moyens (nombre d'heures ou de journées/homme), précise Bertrand Castagné (Elior). Et pour mesurer les résultats, il faut un cahier des charges.  [...] Même s'il n'existe pas de cahier des charges, la personne responsable des agents d'entretien s'assure que le site est propre et établit les tâches à accomplir le lendemain. En outre, tous les mois, Europe Services Propreté et Nestlé Waters font le tour des locaux pour opérer ensemble un contrôle sur la qualité de la prestation.  [...]

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