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[Gestion des risques] Organiser la collecte et la vérification des documents contractuels

[Gestion des risques] Organiser la collecte et la vérification des documents contractuels

Kbis, attestation Urssaf, polices d'assurance... Les entreprises donneuses d'ordre sont dans l'obligation de collecter un grand nombre de documents auprès de leurs prestataires. Un casse-tête organisationnel qu'il convient de résoudre, sous peine d'encourir de graves risques.  [...] ) sur les risques liés aux documents contractuels. Et les résultats sont pour le moins étonnants. Si 91% des entreprises transmettent une liste des documents à collecter à leurs fournisseurs, seules 12% livrent une liste spécifique à chaque attributaire. 74% des donneurs d'ordre interrogés vérifient systématiquement les documents transmis (dates de validité, adéquation, etc.  [...] ) mais aucun ne vérifie à chaque fois l'authenticité des documents reçus. Manque de temps, de moyens, de méthodes... Les entreprises ne savent pas comment collecter les documents contractuels ni comment vérifier leur authenticité, observe André Anglade, l'auteur de l'étude.  [...]

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L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

) sur les risques liés aux ­documents contractuels. Et les résultats sont pour le moins étonnants. Si 91% des entreprises transmettent une liste des documents à collecter à leurs fournisseurs, seules 12% livrent une liste spécifique à chaque ­attributaire.  [...] De nombreux outils existent pour aider les entreprises dans cette tâche (voir notre article consacré au marché des plateformes dédiées à la gestion des documents contractuels). Et le sujet des documents contractuels peut être une porte d'entrée pour une gestion plus large des contrats et des risques fournisseurs.  [...] Juriste, acheteur, financier. quelle fonction va être le plus à même de collecter ces documents, d'en vérifier l'authenticité et d'en contrôler la validité Et comment cette personne doit-elle s'organiser L'opération semble si complexe à mettre en oeuvre et si coûteuse que certaines entreprises ont tout bonnement abandonné.  [...]

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Quelle solution d'archivage électronique pour quels enjeux?

Quelle solution d'archivage électronique pour quels enjeux?

Pour gagner en efficacité tout en offrant la possibilité à chaque collaborateur de disposer de la bonne information au bon moment, les processus de dématérialisation des documents se sont progressivement imposés dans les entreprises. Avec à la clé une nouvelle problématique à résoudre.  [...] quid de l'archivage des documents ainsi numérisés Archiver des documents dématérialisés sur des supports numériques suscite la mise en place d'une nouvelle organisation des flux d'information au sein des entreprises, rappelle Jean-Marc Rietsch, le président de la Fedisa, (Fédération de l'ILM - Information Lifecycle Management - du stockage et de l'archivage), une association qui s'est fixé pour objectif d'informer et d'assister les entreprises sur les nouveaux processus, technologies et réglementations en rapport avec l'archivage électronique.  [...] Ces derniers archivent les documents envoyés par les entreprises et les envoient à une autorité de gestion de preuve telle que l'Imprimerie nationale. Celle-ci va vérifier que la signature électronique est intègre et non modifiée, puis rédiger une attestation électronique.  [...]

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Viva Tech : les 5 thèmes sur lesquels planchent les start-ups financières

La signature est l'un des derniers remparts à la dématérialisation de l'ensemble des documents des entreprises. si beaucoup de sociétés ont réussi à dématérialiser la plupart de leurs processus métiers, elles signent encore leurs documents manuellement, sur des documents qu'elles impriment et envoient ensuite de manière postale.  [...] .. La start-up Signaty s a souhaité rendre accessible la signature électronique à l'ensemble des entreprise en développant une solution simple et rapide. La dématérialisation va désormais pouvoir se faire de A à Z.  [...]

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Des destructeurs de documents pour protéger vos données

Des destructeurs de documents pour protéger vos données

Près de 30% des entreprises françaises possèdent au moins un destructeur de documents selon une étude réalisée en 2006 par le fabricant Fellowes. La prochaine édition de cette enquête, prévue à l'automne 2008, pourrait faire apparaître un pourcentage encore plus important.  [...] Cet intérêt croissant s'explique par le besoin des entreprises de protéger leurs données, voire de lutter contre l'espion nage industriel. Les poubelles personnelles ou les photocopieuses sont de plus en plus considérées comme des zones à risques. Une des façons pour une entreprise de se protéger de la divulgation d'informations confidentielles consiste à détruire tous les documents avant de les jeter, rappelle Anne Yagoubian, responsable marketing opérationnel business machine chez Fellowes.  [...] La France est encore notoirement sous-équipée en matière de destructeurs de documents. Dans d'autres pays (GB, Allemagne, USA...) avoir un destructeur est aussi normal que d'avoir un fax ou un photocopieur pour les entreprises et administrations. Même les particuliers commencent à réaliser les dangers de l'usurpation d'identité et s'équipent de plus en plus de petits modèles personnels.  [...]

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Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

Sécurité et protection des données sont les principales raisons invoquées par les entreprises pour justifier la conservation de documents grâce à l'archivage. Autres motifs évoqués. les craintes de perdre la maîtrise de leurs documents et la volonté d'en limiter l'accès.  [...] Près de 83 % des entreprises allemandes, françaises et britanniques continuent d'archiver leurs documents dits actifs en interne selon une étude réalisée par Ronin Corporation pour le compte d'Iron Mountain. Il existe cependant des différences entre les pays.  [...] Le coût représente aussi un facteur important dans le choix d'archiver en interne. Ce critère revêt un intérêt différent selon les pays. alors que près de la moitié des entreprises consultées en France et en Allemagne citent l'argument financier, seules 38 % des entreprises britanniques en font autant.  [...]

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Le destructeur de documents, pour protéger vos données

Le destructeur de documents, pour protéger vos données

Environ 30 % des entreprises françaises possèdent un destructeur de documents. Les obligations de sécurité et de confidentialité font progresser, chaque année, le taux d'équipement. Les données sensibles (informations confidentielles...) peuvent être ainsi facilement éliminées.  [...] L es entreprises françaises adoptent peu à peu le destructeur de documents. Spécialisé dans l'ingénierie, la construction et la réalisation de projets dans les secteurs du pétrole, du gaz et de la pétrochimie, Technip possède par exemple un parc d'environ 150 destructeurs de documents, pour près de 3 000 collaborateurs.  [...] La hausse constante du taux d'équipement s'explique par les nouveaux besoins exprimés en matière de protection des données ou de lutte contre l'espionnage industriel. Selon une étude Ipsos de janvier 2006, 32 % des salariés oublient des documents et des papiers confidentiels sur leur bureau, argumente-t-on chez Pitney Bowes.  [...]

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La protection de fichiers: un enjeu vital

La protection de fichiers: un enjeu vital

L'étude démontre qu'au cours des cinq dernières années, les erreurs liées aux documents ont été à l'origine d'incidents graves au sein de trois entreprises sur quatre. Ces données corrèlent les récentes affaires de fuites relayées dans les médias, à l'image du vol de plans du drone militaire franco-anglais à Paris.  [...] Les processus documentaires et leur mauvaise gestion ont donc un impact important et direct sur les entreprises et leur économie.  [...] Grâce à une gestion optimisée et sécurisée des documents, les entreprises européennes seront en mesure de limiter les incidents liés à la fuite des données, tout en réduisant leurs coûts.  [...]

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La Ged en mode SaaS: entre tentation et hésitation...

La Ged en mode SaaS: entre tentation et hésitation...

Gérer électroniquement des documents garantit une recherche plus aisée, facilite la communication ou le partage et contribue à la protection de la mémoire et du patrimoine de l'entreprise, explique Emmanuelle Ertel, directeur général de Tessi Ged. Généralement, un projet Ged se justifie pour des raisons juridiques de conservation de documents.  [...] Le mode SaaS s'avère précieux lorsque les projets Ged portent sur un usage commun à de nombreux collaborateurs. Cette forme de gestion collaborative de documents, qui consiste à recevoir, relire, valider, redistribuer et stocker, est finalement assez répandue dans de nombreuses entreprises, commente Jean-François Millasseau, responsable avant-vente Europe du Sud d'OpenText.  [...] Mais en pratique, je n'ai pas l'impression que ça se passe comme ça. Par ailleurs, l'idée de se séparer de ses documents et de les faire traiter à l'extérieur ne séduit pas toutes les entreprises.  [...]

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[Gestion des risques] Organiser la collecte et la vérification des documents contractuels

Alors qu'attendent les entreprises pour collecter et vérifier l'ensemble de ces documents contractuels Les entreprises ne sont pas conscientes des risques encourus, sauf celles qui ont déjà été confrontées à des problèmes, constate Olivier Audino, directeur de Buy Made Easy.  [...] Il souligne le coût que représente une bonne gestion de ce risque. Relancer les fournisseurs, vérifier les documents, les mettre sur un serveur sécurisé, vérifier la validité, etc. Cela exige d'y consacrer une personne à plein temps. D'autant plus que les documents doivent être réactualisés régulièrement, leur validité étant souvent de seulement quelques mois.  [...] Les entreprises sont donc avant tout confrontées à un problème de suivi, de traçabilité de ces documents légaux, afin de s'assurer qu'ils ont bien tous été collectés et qu'ils sont bien valides. Au-delà des problématiques de coûts et de temps évoquées plus haut, il existe donc un véritable problème d'organisation.  [...]

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