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Gains, Coûts, Factures, Associés


Identifier et réduire les coûts associés

Identifier et réduire les coûts associés

La performance d'un acheteur ne doit pas uniquement se mesurer par rapport aux économies qu'il a réalisées sur les coûts facturés à l'entreprise. L'achat suppose, en effet, de raisonner en coût complet. La mesure de la performance suppose donc de prendre en compte un certain nombre de coûts associés.  [...] Pour identifier puis réduire ses coûts associés, la première règle est de disposer, dans le reporting achats de l'entreprise, d'un champ dédié. De cette manière, les gains sur les coûts facturés et ceux sur les coûts associés seront clairement séparés. Encore faut-il pouvoir les évaluer.  [...] - Pour mesurer les gains sur les coûts associés, la meilleure pratique consiste à les évaluer forfaitairement, par exemple 45 euros par facture évitée.  [...]

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Gestion des notes de frais : la version papier s'efface petit à petit

Gestion des notes de frais : la version papier s'efface petit à petit

Selon une étude réalisée en 2005 par Cegos, les notes de frais représentaient près de 1,3 % du chiffre d'affaires de toutes les sociétés en France. Le coût unitaire de traitement par salarié oscille entre 20 et 60 euros par mois. Il s'agit du troisième poste de dépenses après les impôts et les salaires, commente Yan Mortreux, directeur général gestion des frais France chez Edenred.  [...] Du côté d'American Express, on évalue le total dépensé à 25 milliards d'euros en France en 2012 pour les seuls frais de déplacements et d'hôtellerie. À ce total, il convient également d'ajouter diverses consommations télécoms, de connexions internet, etc. Mises bout à bout, ces factures finissent par peser sur des sociétés contraintes par une conjoncture peu porteuse.  [...] Le temps des remboursements à l'aveuglette ou sur simple remise de factures, sans vérification, décline doucement, mais sûrement. Les entreprises ont tout intérêt à maîtriser les coûts liés aux déplacements professionnels. Elles peuvent ainsi faire des économies sur les coûts directs mais aussi réaliser des gains en termes de productivité.  [...]

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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Réduction des coûts de traitement, efficacité des process de validation, délais de paiement tenus... La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. Les plus petites organisations peuvent également y recourir facilement grâce aux offres en mode SaaS proposées par les éditeurs.  [...] Les projets de dématérialisation des factures sont notamment motivés par l'automatisation des processus comptables et financiers et par la réduction des coûts associés (diminution des délais de paiement, traitement des factures, gestion des litiges). Techniquement, la facture entrante est scannée, enregistrée dans un f chier, puis lue grâce à un outil de reconnaissance automatique, avant d'être transférée vers son ou ses destinataire(s).  [...] Attention néanmoins aux paramétrages liés aux règles d'approbation, qui diffèrent d'une organisation à l'autre, prévient Jean-Michel Bérard, président du directoire d 'Esker. Généralement, les utilisateurs sont formés par les prestataires. Nous associons au maximum les collaborateurs de l'entreprise en les formant, pendant un peu plus d'une journée, à la mise en production des factures, par exemple en leur apprenant comment valider un f chier, transmettre un reporting etc.  [...]

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La gestion électronique du courrier (GEC): des attentes toujours plus grandes

La gestion électronique du courrier (GEC): des attentes toujours plus grandes

D'une manière générale, les entreprises commencent par dématérialiser leurs factures fournisseurs. Un exemple utile qui leur permet de tester le process. Selon le cabinet Markess International, les entreprises attendent des gains en matière de traçabilité (73%), du délai de traitement (72%), de fluidité des échanges (70%), de réduction des coûts (68%), et enfin de réactivité (60%).  [...] Le ROI d'une telle démarche de dématérialisation du courrier peut être assez rapide et mesurable. Ainsi, l'assureur GMF Vie a recours à Itesoft pour gérer ses 800 00 demandes clients et l'ensemble de ses 700 000 contrats clients annuels. La totalité de ces documents sont capturés, triés et distribués automatiquement vers l'un des 90 opérateurs de gestion.   [...] Autre prestataire, autre exemple. Docapost Conseil, société de conseil, dépendante de Docapost, a réalisé un diagnostic auprès de la direction achats SNCF pour optimiser les processus de traitement des flux entrants/sortants centralisés. Et ainsi, donner une vision globale de la gestion du courrier et du document dans l'entreprise, tout en identifiant les potentiels d'optimisation.   [...]

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L'IP améliore les services dans les collectivités

L'IP améliore les services dans les collectivités

Le tout combiné à une intensification de la politique d'innovation, afin de réduire les coûts logistiques. La solution technologique de la ToIP, couplée à du wi-fi, s'est imposée dans la réflexion. L'opportunité du passage à la ToIP et à la convergence voix et données a été renforcée par l'obsolescence de notre ancien réseau, ajoute Jean-Marc Virion, DSI de l'établissement.  [...] Les opérateurs estiment que la montée en puissance de la ToIP a débuté il y a moins de trois ans. Elle s'explique également par des éléments plus factuels. La construction d'un nouveau bâtiment qu'il faut équiper en téléphonie ou l'obsolescence du réseau traditionnel RTC (réseau téléphonique commuté), qu'il faudrait renouveler, favorisent les réflexions.  [...] Les coûts de maintenance associés, ou ceux liés à l'ajout de lignes, sont également supprimés. Dans une approche de coût total de possession, l'intérêt économique est également induit par les gains d'efficacité des agents, ajoute-t-il. L'investissement de départ peut être envisagé de différentes manières.  [...]

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Verrouiller son contrat d'intérim

Verrouiller son contrat d'intérim

Les achats d'intérim ont des implications sociales fortes, les acheteurs ne peuvent donc raisonner uniquement en termes de coûts. Cependant, il est possible d'en réduire la facture, si l'on maîtrise quelques facteurs.  [...] Mais, une fois que les contrats-cadres sont négociés, il ne faut pas considérer que le travail d'optimisation s'arrête là, bien au contraire. En effet, les gains réels sur la maîtrise des coûts en intérim s'effectuent lors du déploiement des contrats. Grâce à un bon suivi et à la bonne application des contrats-cadres négociés, il est possible de réaliser des économies substantielles.  [...] Décomposer les coûts des prestations proposées par les agences Veiller à optimiser les gains réels lors du déploiement des contrats Réaliser des audits de facturation mais aussi de rétrocession des allégements.  [...]

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{Tribune} Comment travailler avec des prescripteurs internes "peu rationnels" ?

{Tribune} Comment travailler avec des prescripteurs internes "peu rationnels" ?

Il est également important d' impliquer le prescripteur interne en amont de la négociation avec le fournisseur afin de lui expliquer les enjeux d'une bonne négociation et de lui faire comprendre les gains qui sont associés à ces enjeux. Des gains qu'il pourra utiliser tout de suite après, sur un autre projet.  [...] Les critères de cette grille doivent être clairement listés et validés par chacun des membres de la Core Team. Une note et un coefficient seront appliqués à ces critères pour calculer la note totale et finale du fournisseur. Ainsi, en respectant la grille, il est plus facile de se tenir au brief malgré les coups de coeur des prescripteurs internes lors de la lecture des réponses à l'appel d'offres ou des rencontres fournisseurs.   [...] Ces leviers permettront de fédérer les équipes projets tout en faisant comprendre aux prescripteurs internes peu rationnels l'importance des achats au coeur de l'entreprise et des gains associés.  [...]

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"Les entreprises doivent penser en termes de besoins"

"Les entreprises doivent penser en termes de besoins"

Cabinet de conseil spécialisé dans l'implémentation de projets, KLB Group aiguille les entreprises et les directions achats dans leur virage mobile. Interview d'Hicham Abbad Andaloussi, directeur associé.  [...] Le coût de changement est extrêmement élevé car il y a beaucoup de coûts cachés, la licence n'étant qu'un élément du coût total. Il faut prendre en compte le coût de l'infrastructure réseau qui doit supporter l'applicatif, l'intégration de l'outil ainsi que la formation des utilisateurs et donc les coûts liés à la non-production le temps que ces derniers soient formés.  [...] Les entreprises doivent raisonner non plus en termes d'outils mais de besoins fonctionnels, un travail que les acheteurs et prescripteurs doivent mener ensemble. Souvent, une mauvaise analyse du besoin en matière de mobilité génère des coûts très conséquents pour les entreprises qui se retrouvent avec des outils dont elles n'ont pas besoin.  [...]

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La propreté en journée, une prestation en devenir?

La propreté en journée, une prestation en devenir?

Ainsi, pour atténuer ce surcoût, certains prestataires, à l'instar d'Elior, proposent que leurs agents fournissent des services associés (chargement du photocopieur, installation de matériel dans une salle de réunion...), en plus de la prestation de propreté.  [...] Les donneurs d'ordres vont ainsi pouvoir optimiser leurs coûts car une seule personne suffira, au lieu de deux, pour encadrer le personnel qui effectue à la fois l'entretien des locaux et les services associés, confirme Bertrand Castagné (Elior).  [...] Mais opter pour une prestation de propreté en journée présente également des avantages. Adopter cette nouvelle organisation permet aux agents d'entretien d'avoir des horaires moins contraignants, d'être moins fatigués et de bénéficier d'une vie familiale et sociale facilitée, souligne le consultant Patrice Vuidel.   [...]

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[Tribune] La dématérialisation des factures fournisseurs en 6 points

[Tribune] La dématérialisation des factures fournisseurs en 6 points

Pour réduire les délais de paiement, l'État incite désormais à faire le choix de la dématérialisation des factures. Un projet bien moins complexe qu'il n'y paraît, à condition de bien s'y prendre.  [...] Quand on évoque la dématérialisation des factures, plusieurs définitions coexistent, car le terme couvre plusieurs réalités. Ainsi, et bien qu'il s'agisse du simple niveau 1, l'envoi par mail d'une facture PDF est déjà une forme de dématérialisation, bien que le traitement qui s'ensuit (enregistrement, paiement...) reste manuel.  [...] De fait, les temps moyens de traitement des factures sont considérablement réduits. de 15 jours en 100 % papier à 3 jours avec un taux de dématérialisation de 80 %. Sans compter que ce traitement automatisé réduit également les risques d'erreurs.  [...]

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