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Gestion, électronique, Documents


Bien choisir une multifonction moyen volume

Bien choisir une multifonction moyen volume

Ces machines représentent déjà 15% du marché des multifonctions dans les administrations, précise Vannina Maestracci, directeur de Factea Reprographie. A l'image de l'agrafage de documents, les fonctionnalités annexes sont très prisées. Mais la substitution aux imprimantes et copieurs individuels ou départementaux ayant été rapide, les utilisateurs n'ont pas totalement apprivoisé les nouvelles fonctionnalités, comme la gestion électronique de documents (GED).  [...] Le cahier des charges doit également comporter un certain nombre de critères techniques, à l'image du nombre de bacs à papier. Mieux vaut, en effet, sélectionner des modèles disposant de quatre magasins en standard. un bac A4 classique pour faire de la copie et de l'impression monochrome.   [...] La rationalisation implique également un meilleur suivi des consommations. Une plus grande vitesse d'impression est, par exemple, un facteur potentiel d'augmentation des coûts. Des logiciels de gestion électronique des documents sont fournis en standard comme Scan to e-mail ou Scan to PC et permettent de savoir qui imprime quoi, sur quelle machine et à quel rythme.  [...]

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Les MPF premier maillon de votre GED

Les MPF premier maillon de votre GED

Faire des MPF la première brique de leur gestion électronique de documents (GED) est devenu une priorité pour les entreprises. Les constructeurs de multifonctions ont donc pris ce virage en intégrant des solutions logicielles ad hoc sur leurs machines.  [...] MPF et GED font bon ménage, en voici la preuve. A l'office du tourisme du Grand Lyon, les demandes de visites guidées sont associées à un numéro de commande, classées puis identifiées en tant que devis. Ces derniers, générés en PDF, sont automatiquement [intégrés dans la gestion 'électronique de documents (GED).  [...] Les bénéfices Une réduction du volume de papier utilisé, la diminution des délais de réponses clients et l'amélioration de la productivité. Ces optimisations ont été obtenues grâce au projet de gestion électronique de documents et à la mise en place de solutions logicielles de gestion documentaire embarquées, précise Mohamed El Yacoubi, le responsable informatique.  [...]

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best of

best of

Depuis le mois d'avril, le projet de gestion électronique de documents (GED) de la ville de Douvaine (Haute-Savoie) est complètement opérationnel. Désormais, tous les courriers entrants de la commune, soit environ 7 000 plis par an, sont scannés et dématérialisés.  [...] Idem pour le courrier sortant (4 000 plis par an), pour lequel la télétransmission est maintenant privilégiée. Pour ce faire Douvaine s'appuie notamment sur le logiciel de Novaxel. D'autres éditeurs sont également parties prenantes. ChamberSign pour le certificat électronique, Lex Persona pour la signature électronique et ArchivesLegalSolutions pour le coffre d'archivage numérique.  [...] Le délai trop long du téléchargement des dossiers et la technicité de la signature électronique sont souvent évoqués comme freinant l'avancée de la dématérialisation. De plus, les formats des fichiers, comme ceux des plans d'architectes dans le secteur des travaux publics, sont des problèmes fréquemment rencontrés par les fournisseurs.  [...]

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Le groupe Everial rachète Knowings

Le groupe Everial rachète Knowings

Ce rachat vient conclure un projet visant à élargir l'offre Everial vers des Ged (Gestion électronique de documents) métiers et les solutions collaboratives, notamment le réseau social d'entreprise.  [...] L'objectif de ce rapprochement est de proposer une offre globale de logiciels collaboratifs aux clients des deux sociétés.   [...] Knowings continuera d'exercer ses activités sous son nom, en tant qu'entité autonome du Groupe Everial. De nouveaux services seront progressivement développés en commun. Pour Patrick Michels, fondateur de Knowings, ce rapprochement permettra de renforcer la présence de Knowings à l'international et sur le territoire français.   [...]

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Les achats publics passés au crible

Les achats publics passés au crible

En effet, l'article 5 du Code impose aux pouvoirs adjudicateurs de tenir compte de préoccupations de développement durable dans la définition de leurs besoins. Ce n'est pas une question de mauvaise volonté, mais plutôt de formation, estime Serge Hombert. Dans les collectivités, la démarche est souvent à l' initiative des acheteurs eux-mêmes.   [...] Par aiLLeurs, l'utilisation d'un logiciel de gestion électronique de documents permet aujourd'hui de répertorier tous les marchés passés par le département du Rhône et d'éviter à des services très déconcentrés de repartir de zéro lors de chaque procédure.  [...] La ville de Clermont-Ferrand s'est dotée d'un service des achats début 2006. Auparavant, la fonction achats était essentiellement fondée sur des considérations administratives et juridiques. L'objectif de la ville était de ramener les problématiques de gestion de l'argent public et les préoccupations économiques au premier plan, témoigne Sylvie Gaudemard, qui a pris la tête de ce service dès sa création.  [...]

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Les logiciels libres, une opportunité pour maîtriser ses dépenses

Les logiciels libres, une opportunité pour maîtriser ses dépenses

L'annonce a défrayé la chronique. En janvier 2007, le groupe PSA officialisait la signature d'un contrat avec Novell, l'un des leaders de l'édition de logiciels open source pour les entreprises. Le constructeur automobile se dotait de 20000 postes de travail sous Linux, pour un déploiement qui devrait se terminer à la fin 2008.   [...] Une équation économique qui bénéficie aux acheteurs. L'open source crée une pression sur le prix des licences et des applications, ce qui réduit les coûts pour l'entreprise, même si cette dernière continue d acheter des solutions propriétaires, résume Denis Dorval, vice-président EMEA d'Alfresco, spécialiste de l'open source pour la gestion documentaire.  [...] Désormais, elle touche largement à l'applicatif Un constat corroboré par Patrick Benichou, p-dg d'OpenWide, prestataire de services en architecture et intégration open source. Le marché tend déplus en plus vers la gestion électronique des documents (GED) et le décisionnel.  [...]

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(Tribune) e-Gouvernement à la française : une réussite exemplaire

(Tribune) e-Gouvernement à la française : une réussite exemplaire

C'est en collaborant avec des PME et des cabinets indépendants, spécialisés dans des expertises de niche, ou dans l'accompagnement du changement, que l'État français a pu devenir l'un des meilleurs services numériques d'état en direction des usagers au monde.   [...] Avec service-public.fr, la France occupe la première place du classement mondial ONU 2014 des meilleurs services numériques d'état en direction des usagers, devant Singapour et la République de Corée. Cette réussite est liée à la conjonction de trois facteurs.   [...] Ces entreprises, pure players, possèdent la capacité de traiter avec une expertise pointue chaque domaine, tout en maîtrisant l'ensemble des normes et des réglementations. Elles développent des applications pour des portails, des applis mobiles, les outils collaboratifs, de gestion électronique de documents, d'archivage.  [...]

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Un nouveau président à l'Aproged

Un nouveau président à l'Aproged

Définir, anticiper et organiser le domaine de la dématérialisation, de la connaissance et des flux numériques, telle est la modeste mission que s'assigne l'Aproged (Association des professionnels de la gestion électronique des documents) depuis sa création, en 1993.  [...] A la création de l'Aproged, les acteurs étaient segmentés par brique. archivage électronique, gestion de contenu, numérisation des factures, etc., se souvient Jimmy Barens, élu à la tête de l'association fin 2006. Aujourd'hui, le mouvement de concentration que connaît le secteur et l'adhésion d'acteurs globaux couvrant tout le cycle de vie du document contribuent à renforcer la dimension transversale de l'association.  [...] Après la vague d'investissements dans les projets d'ERP, les entreprises se concentrent aujourd'hui sur les problématiques liées au document numérique, affirme le président de l'Aproged. Cette tendance s'explique par l'entrée en vigueur d'une nouvelle législation reconnaissant la valeur de ces contenus, mais aussi par la prise de conscience de l'importance d'une gestion du document électronique en vue d'assurer la transmission du savoir et des connaissances dans l'entreprise.  [...]

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Les services aux citoyens : priorité n°1 du ROI des chantiers numériques des collectivités

Les services aux citoyens : priorité n°1 du ROI des chantiers numériques des collectivités

Les collectivités locales attendent des chantiers numériques un retour sur investissement plus important de leurs relations avec leurs usagers qu'une simple réduction des coûts. C'est ce que résume en images Markess International avec son enquête Projets numériques des collectivités locales.   [...] Pour 1 collectivité sur 2, leurs priorités en termes de ROI (retours sur investissements), concernent avant tout des projets numériques porteurs de valeur pour les citoyens qui permettent de simplifier leurs relations avec ces derniers. Ainsi, le ROI social dépasse le ROI économique.   [...] Parmi les chantiers numériques les plus susceptibles de générer un ROI, figurent la dématérialisation des documents numériques et leur processus (à 80%) (GED, gestion de courrier entrant, workflow et signature électronique) mais aussi les services numériques pour les usagers (cités à 80%) (services de paiement en ligne, etc).  [...]

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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

En revanche, l'entreprise possède son propre système de gestion électronique des documents (GED). Plusieurs centaines de documents sont ainsi traitées au quotidien. Les factures, par exemple, qui doivent être conservées dix ans, sont numérisées, traitées, puis archivées dans le système GED de la société.  [...] L'archivage électronique pose donc un certain nombre de contraintes. La première concerne les ressources technologiques. La gestion et l'archivage de documents exigent des infrastructures informatiques lourdes, avec un stockage des données sur deux serveurs installés sur deux sites différents, ce qui permet à l'un des deux de prendre le relais en cas de panne de l'autre, sans que l'utilisateur ne s'en aperçoive, explique Philippe Champin, directeur du département numérique d'Everial.  [...] Tous les outils de gestion électronique de documents offrent des possibilités en la matière, avec plus ou moins de fonctionnalités.  [...]

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