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Papier, Archivage électronique


Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Du papier au digital : quid de l'archivage ?

La dématérialisation était l'un des sujets centraux du salon Documation. Mais qu'en est-il de l'archivage Comment passer d'un archivage papier à un archivage électronique C'est la question à laquelle a répondu Novarchive, acteur de l'archivage, lors d'une conférence.  [...] Étant donnée l'hétérogénéité des pratiques, les entreprises doivent mixer un archivage papier et un archivage électronique. Ce qui n'est pas toujours simple. La politique d'archivage doit être la même selon les supports. Les référentiels doivent être les mêmes, insiste Cécile Yon, archiviste expert chez Novarchive.  [...] Les archives papiers existantes sont séparées en deux catégories. les dossiers beaucoup utilisés sont directement intégrés au système d'archivage électronique (SAE). ceux peu consultés ou anciens restent archivés sous format papier (mais chez Novarchive) et sont numérisés au fil de l'eau (principe du Scan on demand).  [...]

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Le recours à des prestataires privés autorisé

Le recours à des prestataires privés autorisé

Le recours à des prestataires privés autorisé.   [...] Les donneurs d'ordres publics peuvent désormais confer leurs archives à des prestataires privés, selon un nouveau décret sur la gestion des archives papier et électroniques des administrations et services publics, Les conditions à remplir Que ces derniers soient agréés par le ministère de la culture et répondent à des normes définies dans un arrêté ministériel, en particulier la norme NF Z 40-350 pour l'archivage papier, la norme NF Z 42-013 pour l'archivage électronique, ou encore la norme internationale d'archivage Open Archival Information System (OAIS).  [...]

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Une seconde vie pour votre mobilier obsolète?

Une seconde vie pour votre mobilier obsolète?

Les sociétés d'archivage proposent plusieurs formules selon la typologie des documents, leur valeur et leur durée légale de conservation. Les archives papiers mortes, qui doivent être conservées pendant une durée légalement fixée, sont généralement stockées sur des cartons en palettes pour un coût annuel de l'ordre de 5 à 6 euros le mètre linéaire.  [...] Ensuite, il faut régler un forfait lors de chaque consultation pour l'extraction de l'archive, sa mise à disposition, sa réintégration, etc. Les versions électroniques sont facturées en giga ou en téraoctets. Avant de rédiger un contrat d'externalisation, portez une attention particulière au choix du prestataire afin de pouvoir envisager une collaboration sur le long terme.  [...] Privilégiez un partenaire titulaire de la marque NF Z 40-350 pour l'archivage papier, NF Z 42-013 pour l'archivage électronique. En complément, demandez à visiter les locaux du prestataire pour s'assurer de son sérieux.  [...]

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Les 7 bénéfices des contrats électroniques

Les 7 bénéfices des contrats électroniques

Diaporama Les 7 bénéfices des contrats électroniques.  [...] Quels sont les avantages d'un contrat électronique par rapport à un contrat papier Décryptage en images d'après Acxias, spécialiste e-achats.  [...] Cela reste sans conteste le plus grand bénéfice. Pour un contrat papier, il faut compter 2 exemplaires, signés en interne, puis des renvois entre les parties, l'archivage et la numérisation. Une opération comprise entre 20 et 30 minutes. Il suffit de quelques clics pour un contrat électronique, soit 1 à 3 minutes.  [...]

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[Tribune] Dématérialisation - Points de vigilance à l'aune des évolutions législatives à venir

[Tribune] Dématérialisation - Points de vigilance à l'aune des évolutions législatives à venir

Dès le 1er janvier 2017, celles-ci pourront être fournies au format électronique par défaut, sauf si le salarié s'y refuse expressément. Il en va de même pour les pièces justificatives d'une facture (devis, bon de commande...). le remplacement d'un original papier par une copie électronique est autorisé si cette dernière est scannée et archivée de façon conforme.  [...] Pour de nombreuses entreprises, 2016 sera l'année de la dématérialisation. Pour réussir cette transition vers le tout numérique, elles doivent veiller à choisir une solution en répondant à leur besoin de sécurisation. Un PDF accompagné d'un certificat ou d'une empreinte est un document plus fiable qu'un document papier devant un tribunal.  [...] 2. L'entreprise possède-t-elle son propre centre d'archivage électronique sécurisé - L'archivage automatisé dans un système d'archivage électronique est un gage supplémentaire de confiance.  [...]

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[Tribune] La dématérialisation de factures enfin accessible à tous

[Tribune] La dématérialisation de factures enfin accessible à tous

Désormais grands comptes comme entreprises de petite taille peuvent bénéficier des nombreux apports liés à l'utilisation de la facture électronique. Cette petite révolution est due à l'évolution de la technologie, son accessibilité et la mise en oeuvre d'un cadre réglementaire dédié.  [...] La facturation électronique à portée de tous s'explique tout d'abord par l'évolution de la technologie et sa simplicité d'accès. Ainsi, la généralisation des applications en mode SaaS et Cloud ont permis de gommer les barrières technologiques liées à l'accès aux traditionnels outils de dématérialisation de factures parfois difficiles à mettre en oeuvre et peu abordables.  [...] Une fois ces éléments respectés, déployer un projet de dématérialisation de factures au sein de son entreprise devient un jeu d'enfant et permet de générer et transmettre ses factures au format 100 % électronique sous différents formats EDI, PDF, PDF signé, évitant de fait un traitement et un archivage coûteux que représente le format papier.  [...]

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Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Dématérialisation de documents: une réalité tout sauf virtuelle

Si l'archivage électronique est en voie de démocratisation dans les entreprises, il n'en reste pas moins un projet complexe. Et ce, même si certains prestataires essaient de simplifier au maximum la numérisation des documents, à l'image d'Everial qui propose, par exemple, de mettre à disposition de ses clients des bornes de numérisation en location (100 Euros/mois/borne).  [...] Ensuite, il ne s'agit pas simplement de stocker des données, mais d'en garantir la restitution. Selon les besoins, l'archivage électronique conserve la valeur probatoire d'un document, ainsi que son intégralité, indique Xavier Berloty, directeur général de Locarchives.  [...] La mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique réclamant un audit des besoins et une réorganisation des flux, Xavier Berloty (Locarchives) recommande à ses clients de commencer par un type de documents, les bons de commandes par exemple, afin de se familiariser avec l'outil.  [...]

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Toshiba offre des solutions d'impression "écolo"

Toshiba offre des solutions d'impression "écolo"

Toujours plus fort... Imprimer, effacer et réimprimer jusqu'à 500 fois avec la même feuille, une utopie C'est pourtant bien la promesse qu'offre l 'imprimante réinscriptible B-SX8, grâce à un papier thermosensible effaçable, et de l'encre qui apparaît ou disparaît en fonction de la température appliquée dans la machine.  [...] Enfin, commercialisée depuis juin 2014, la première solution mondiale d'archivage simultané papier et numérique est née en France. Le principe. cette technologie associe un multifonction à une borne qui archive des documents papier au format numérique, et les classe dans différents casiers, en fonction de leur durée légale de conservation.  [...] Nous sommes les seuls au monde à proposer cet outil, se réjouit Pascal Lahousse. Le bonus. grâce à l'étiquetage, les données sont retrouvées rapidement. Les clients, des casses automobiles aux grands comptes, sont accompagnés par Toshiba TFIS, dans la gestion du changement.   [...]

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Elior dématérialise ses factures fournisseurs

Elior dématérialise ses factures fournisseurs

Les 80 % restants étaient envoyées sous formats papier et numérique à la fois. Cette volumétrie entraînait des coûts importants pour Elior (archivage, stockage) et les fournisseurs (édition, affranchissement et envoi). Constatant que ses 50 premiers fournisseurs, déjà équipés en EDI, émettaient deux millions de factures par an, le restaurateur a décidé de passer à la facturation 1 00 % électronique pour rationaliser ce flux.  [...] Un appel d'offres a été lancé en 2005. Nous avons choisi le système de facturation électronique proposé par Deskom. Sa solution, Pasrel, a été auditée au regard des réglementations fiscales et de sa capacité à drainer rapidement nos 220 000 factures mensuelles, ajoute-t-il.  [...] Grâce à sa capacité à s'interopérer avec des systèmes différents, Pasrel restitue en effet un seul format de factures, et ce quels que soient les systèmes propres à chaque fournisseur. Notre solution permet ainsi l'industrialisation du traitement des factures, de leur archivage et de leur stockage, indique Cyrille Sautereau, p-dg de Deskom.  [...]

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Quelle solution d'archivage électronique pour quels enjeux?

Quelle solution d'archivage électronique pour quels enjeux?

Pour l'entreprise, mettre en place une solution d'archivage électronique de documents nécessite de prendre en compte de nombreux paramètres. techniques, juridiques et organisationnels. Présentation des problématiques à examiner avant de choisir le système le plus adapté.  [...] Il est important pour une entreprise de vérifier qu'en cas de contentieux, par exemple, le système d'archivage électronique permettra de retrouver les pièces requises dans les délais impartis et que ces dernières, de plus, pourront être effectivement retenues comme éléments de preuve.  [...] Face à un juge, cette solution peut apporter la preuve que tel document n'a pas été modifié, et ce même s'il a été archivé il y a plus de 20 ans, indique Julien Stern, directeur général de Cryptolog. Autre possibilité. si l'entreprise n'a pas les ressources internes suffisantes pour procéder à l'archivage électronique de ses données, elle peut faire appel à un tiers archiveur tel que CDC Arkhinéo, ChamberSign ou Keynectis.  [...]

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