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Comment auditer ses procédures achats

Comment auditer ses procédures achats

Pour maintenir, voire développer, l'efficacité de ses achats, une entreprise à tout intérêt à réaliser un audit régulier de ses processus achats, au moins une fois par an. Sauf dans le cadre d'une certification, la démarche n'est pas obligatoire, mais vivement conseillée pour gagner en maturité.  [...] Ce type d'audit permet de maintenir une certaine pression quant au respect de ces procédures qui, par définition, doivent être écrites. Par exemple, si l'une d'entre elles exige qu'un acheteur consulte au moins cinq fournisseurs avant de lancer un appel d'offres, l'auditeur va vérifier que celui-ci a effectivement rencontré cinq prestataires.   [...] Le dernier audit, dit d'efficacité, va encore plus loin. L'auditeur ne se demande plus si telle procédure a été appliquée, ni si cela a été bien fait, mais si le travail de l'acheteur a été pertinent et utile pour l'entreprise. Ce niveau d'audit peut donc aller jusqu'à remettre en cause certaines procédures si l'auditeur juge que leur application n'est d'aucune utilité, voire contre-productive.  [...]

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[Tribune] 5 bonnes résolutions pour les directeurs achats en 2017

[Tribune] 5 bonnes résolutions pour les directeurs achats en 2017

Vous pouvez l'évaluer régulièrement, et ainsi le pousser à l'excellence selon vos critères de sélection. En instaurant des processus de facturation achats précis et traçables dans votre entreprise, vous pourrez payer vos fournisseurs en temps et en heure, voire négocier des escomptes.  [...] C'est également apporter du confort de travail et des compétences supplémentaires au sein de la Direction Achats, et plus globalement, à tous les collaborateurs qui l'utilisent dans votre entreprise, et qui agissent sur le processus achats.  [...] Vous optimisez également le travail de la comptabilité grâce à un processus de gestion des dépenses automatisé de bout en bout (processus procure-to-pay), réduisez la charge, et sécurisez donc le processus achats-factures. Enfin, vous permettrez à la Finance de régler les fournisseurs en temps et en heure, voire en avance contre escompte.  [...]

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Les avantages de la carte d'achat

Les avantages de la carte d'achat

Pratique pour les collaborateurs, la carte d'achat est un moyen de paiement qui permet de faire respecter la politique achats de l'entreprise, tout en réduisant les coûts liés aux processus de facturation.  [...] ). Mais, à la différence d'une carte bancaire classique, et c'est là tout l'intérêt de son utilisation pour une entreprise, cette carte s'inscrit dans un processus structuré. Elle permet en effet de faire respecter à la fois sa politique achats et ses règles d'approvisionnement, et ce de manière totalement transparente pour les utilisateurs.  [...] Comme dans tout projet impactant l'organisation de l'entreprise, il est important de bien définir les objectifs à atteindre et le périmètre envisagé. Ce travail permet la rédaction d'un cahier des charges, utile pour la sélection du partenaire financier qui aura la gestion de la carte d'achat.  [...]

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[Tribune] Mise en place d'une solution e-Achats : La responsabilité partagée des acteurs

La mise en place d'une solution e-Achats apporte un réel intérêt à l'entreprise dans le sens où elle est en mesure de cadrer les processus, d'automatiser les traitements de l'informations et de piloter les dépenses et la performance achats. Une solution doit s'inscrire et s'aligner sur une stratégie d'entreprise et doit être un des leviers achats pour créer de la valeur au-delà des gains économiques identifiables lors des négociations.  [...] Un projet réussi est donc un projet dans lequel les différents acteurs ont apporté leurs expertises et assumé leurs responsabilités avant, pendant et après le projet, c'est une responsabilité partagée dans le sens où la défaillance de l'un va entraîner l'échec de tous.   [...] Un outil déployé selon les attendus initiaux du projet ne sera pas un bon outil si ce dernier n'est pas utilisé et adopté par les utilisateurs, il ne créera au final aucune valeur. Il est nécessaire de les impliquer au plus tôt et d'assurer une bonne conduite du changement en coopération avec l'ensemble des acteurs.   [...]

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Gérard Dahan ou l'homme aux (presque) mille vies

Dans cette société, éditeur de logiciels a-achats qui aide les entreprises à améliorer leurs processus et à aller au-delà des économies, Gérard Dahan se réalise. Mieux, il s'éclate. Être au coeur d'une stratégie d'entreprise est valorisant, même à mon âge.  [...] La petite boîte, qui a déjà fait un sacrée chemin, sait pouvoir compter sur des équipées motivées - je bosse avec des gens fabuleux - que Gérard aime à entourer. Le bien-être des collaborateurs n'est d'ailleurs pas un vain concept chez Ivalua, qui a même un comité du bien-être oeuvrant grandement à la vie de l'entreprise.  [...] Gérard Dahan est aujourd'hui totalement associé à Ivalua. Il en est même le visage. Je suis le premier vendeur de la maison et j'en suis fier. Un bon vendeur est essentiel dans une entreprise., commente-t-il ravi. Avant de repartir en courant - un avion l'attend - cet heureux caméléon me glisse.  [...]

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Quand les achats passent à la démat'

Quand les achats passent à la démat'

Annoncé en juin 2015, le déploiement de la suite e-achats Ivalua Buyer, interfacée aux ERP du groupe GKN, leader britannique sur le marché des composants automobiles et aéronautiques, va permettre à l'entreprise anglaise de centraliser l'ensemble de ses processus d'achat.  [...] Markess estime à plus de 5,2 milliards d'euros le marché français des logiciels et services IT associés à la dématérialisation. Cela représente près de 15% de l'ensemble du marché des logiciels et services IT, qui a été évalué à 49,5 milliards d'euros par Syntec numérique pour 2014.   [...] D'ici 2016, il devrait poursuivre sa progression au rythme de 7% par an et atteindre les 6 milliards d'euros. Les solutions en mode SaaS continuent à tirer le marché avec un taux de croissance annuel moyen à deux chiffres, entraînant aussi dans leur sillage d'autres formes d'externalisation, notamment le BPO.   [...]

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Détruire ou faire détruire ses documents sur site

Détruire ou faire détruire ses documents sur site

Factures, bons de commande, dossiers classés secret défense... Autant de documents confdentiels que les entreprises doivent mettre à l'abri des malveillances. S'équiper en destructeurs de documents est un choix relativement sûr. Néanmoins, des prestataires proposent la destruction sur site pour plus de sécurité.  [...] Le plus important, c'est que l'on détruise les documents devant les responsables de l'entreprise, précise Raphaël Hautiere, directeur général de Destrudata. Les responsables des services généraux font intervenir les experts en sécurité dans le processus achats.  [...] A titre de comparaison, une entreprise mettrait un mois à déchiqueter une telle quantité de documents avec des destructeurs personnels, détaille Alexis Malard, directeur associé chez D3 Sécurité. Face à ces arguments en faveur d'une destruction de documents sur site, une interrogation demeure.  [...]

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Quel outil e-achats pour gérer ses cycles de négociation? L'exemple de Sagemcom.

Quel outil e-achats pour gérer ses cycles de négociation? L'exemple de Sagemcom.

Négocier sur toutes les familles d'achats, soutenir le processus achats, gérer les négociations à l'international, permettre des négociations simultanées,  [...] La négociation reste un process interactif entre l'acheteur et le fournisseur, il y a besoin d'une solution efficace et performante pour mettre à disposition dans l'ERP les résultats des négociations sans délai, relate Philippe Longuet.  [...] Notre souhait est d'impliquer les Achats plus en amont dans le processus achats et le cycle de vie des produits dans un objectifs de gestion des risques, de réduction du time-to-market et d'amélioration de la performance de l'entreprise avait déclaré Jean-Claude Barberan, directeur achats de Sagemcom.  [...]

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Les acheteurs face à l'informatisation des achats

Les acheteurs face à l'informatisation des achats

Les modules proposés par la plupart des éditeurs de système d'information (SI) achats couvrent tous les processus liés à la fonction. recherche de fournisseurs, appel d'offres en ligne, pilotage achats, management de la relation fournisseur, etc. Une erreur courante est de souhaiter implémenter une suite logicielle complète, sans se préoccuper de la maturité achats de l'entreprise, du niveau et de l'état d'esprit de se s acheteurs.  [...] L'organisation achats, les compétences et la motivation de ces collaborateurs doivent impérativement être prises en compte, prévient ainsi Marc Debets, président de Buy. O, un cabinet de conseil spécialisé dans les achats. Ne pas le faire reviendrait pour l'entreprise à hériter des processus achats standard des modules ou, pire, à informatiser des processus inexistants ou défaillants.  [...] L'objectif est de pouvoir réellement les associer aux outils, assure Jean-Philippe Nowakowski (Oa lia). Car ce sont des processus collaboratifs. En effet, selon l'enquête menée par Oalia en 2007 sur les systèmes d'information achats, 74% des entreprises ayant déployé un tel système ne voient pas leurs fournisseurs s'y connecter.  [...]

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La gestion électronique du courrier (GEC): des attentes toujours plus grandes

La gestion électronique du courrier (GEC): des attentes toujours plus grandes

D'une manière générale, les entreprises commencent par dématérialiser leurs factures fournisseurs. Un exemple utile qui leur permet de tester le process. Selon le cabinet Markess International, les entreprises attendent des gains en matière de traçabilité (73%), du délai de traitement (72%), de fluidité des échanges (70%), de réduction des coûts (68%), et enfin de réactivité (60%).  [...] Autre prestataire, autre exemple. Docapost Conseil, société de conseil, dépendante de Docapost, a réalisé un diagnostic auprès de la direction achats SNCF pour optimiser les processus de traitement des flux entrants/sortants centralisés. Et ainsi, donner une vision globale de la gestion du courrier et du document dans l'entreprise, tout en identifiant les potentiels d'optimisation.  [...] Si la question du coût demeure essentielle, au final, les entreprises souhaitent des engagements de résultats et non de moyens. Elles sont en attente d'une vitesse et d'une réactivité toujours plus grande de la part de leurs prestataires et de leurs solutions de Ged du courrier entrant afin de pouvoir se concentrer sur leur objectif qui demeure l'optimisation de leur business, conclut Olivier Torres, directeur marketing.  [...]

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