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Projet, Dématérialisation, Entreprise


"Il faut tenir compte de la résistance au changement des utilisateurs"

"Il faut tenir compte de la résistance au changement des utilisateurs"

Un projet de dématérialisation ne se résume jamais à un simple passage du support électronique au support papier. Bonnes pratiques, bons réflexes et erreurs à éviter... Xavier Lainé, directeur général de Primobox, apporte son expertise sur ce sujet aussi stratégique que sensible.  [...] Il n'y a pas de processus prioritaires à proprement dit. Chaque entreprise a ses propres procédures, ses propres contraintes, son propre marché, etc. Enfin, il est important de noter que l'on regarde trop souvent un projet de dématérialisation sous le seul angle de la réduction des coûts.  [...] Un projet de dématérialisation s'étudie toujours sous trois angles. organisationnel, juridique et technique. La typologie de l'entreprise influera automatiquement sur tout projet de dématérialisation (taille de l'entreprise, secteur d'activité, où elle en est et où elle souhaite aller, quels bénéfices sont attendus par rapport aux processus actuels qui lui sont propres... ).  [...]

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Dématérialiser ses documents en toute sécurité

Dématérialiser ses documents en toute sécurité

Un projet de dématérialisation de documents est une réelle opportunité pour l'entreprise, car il lui permet de gagner en productivité, qualité et satisfaction client. Mais il doit répondre à plusieurs exigences parmi lesquelles figurent, en bonne place, la sécurité des informations et les droits d'accès associés.  [...] Pour sécuriser son projet de dématérialisation, l'entreprise (publique ou privée) peut également s'appuyer sur un référentiel des bonnes pratiques édité par la révision générale des politiques publiques (RGPP) et sur la norme ISO 27001, qui définit un cadre de processus d'amélioration continue.  [...] Une fois dématérialisées, les informations ne sont plus disponibles autrement que sous forme de fichiers électroniques. Il est donc facile de se les procurer à l'aide d'une clé USB ou par l'envoi d'un e-mail depuis un simple ordinateur portable. Pour éviter les fuites, les entreprises doivent mettre en place des solutions qui permettent de garantir la traçabilité des données, comme des solutions de journalisation des accès ou encore le tatouage numérique (watermarking).  [...]

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La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle un projet achats ?

La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle un projet achats ?

La dématérialisation des factures est un enjeu stratégique des directions achats, notamment dans un contexte de rationalisation constante des processus achats et comptables. L'enquête Tendances Achats 6, menée par Ivalua - l'un des principaux éditeurs sur le marché mondial des solutions e-Achats - auprès de la communauté achats internationale fait le point sur les perspectives d'un projet de dématérialisation des factures fournisseurs, mais aussi sur les outils permettant de mesurer l'efficacité du déploiement d'un tel projet.  [...] C'est le premier constat de l'enquête Dématérialisation des factures fournisseurs. projet achats ou projet d'entreprise menée par Ivalua. la direction finance de l'entreprise serait la principale responsable des projets de dématérialisation des factures fournisseurs, selon 57 % du panel.  [...] Premier objectif d'un projet de dématérialisation des factures. la réduction des coûts de traitement administratif pour plus des de tiers répondants (68 %). Un enjeu important, puisque, rappelle l'étude, l'automatisation du traitement des factures fournisseurs permet la suppression de tâches pour certaines manuelles et redondantes - réception, saisie, gestion des litiges et des erreurs, rapprochements bons de commande et livraison.  [...]

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[Tribune] Plateforme collaborative all-in-one : l'avenir de l'EDI ?

[Tribune] Plateforme collaborative all-in-one : l'avenir de l'EDI ?

Avec l'accélération de la digitalisation, le volume de flux électronique augmente de manière exponentielle. Tout comme le nombre d'interfaces interentreprises. Il est donc vital pour l'organisation de supporter sa transformation digitale et de disposer des solutions informatiques adéquates.  [...] Enfin, l'entreprise fera jouer les synergies entre ses projets. Par exemple, lors d'un projet de dématérialisation de factures, cette dernière aura besoin d'un coffre-fort électronique. une fois ce coffre-fort déployé, elle pourra s'en resservir pour pérenniser d'autres catégories de flux réglementés ou non.  [...] A la faveur de la migration de sa plateforme EDI, l'entreprise accède ainsi à un ensemble de services applicatifs régulièrement mis à jour et renouvelés. Ces derniers, qu'elle sollicite au fur et à mesure de ses besoins, offrent des fonctions sociales extraites des principaux réseaux sociaux telles que la possibilité de profiler chaque partenaire B2B, d'automatiser des demandes d'affiliation, de réunir des utilisateurs sur des forums thématiques.  [...]

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Cap sur la facture électronique

Cap sur la facture électronique

Si les solutions de dématérialisation existent pour la plupart en mode SaaS, et ne sont donc pas difficiles à intégrer au SI de l'entreprise, un projet de facturation électronique demande du temps en termes de réorganisation. Il faut, en effet, revoir sa façon de travailler.  [...] Au coeur de cette problématique organisationnelle intervient l'acheteur, qui y joue un rôle primordial. Un projet de dématérialisation n'est pas qu'une problématique de la DSI ou de la comptabilité. C'est la façon qu'aura l'acheteur de communiquer sur la politique de facturation électronique qui facilitera son adoption par les partenaires externes, et notamment les fournisseurs, pointe Christine Foret.  [...] L'acheteur détient donc un rôle stratégique pour mettre en place un projet de factures électroniques, mais aussi grâce à de tels projets de dématérialisation. Selon Laurent Luce, responsable marketing produits ERP/industrie/gestion commerciale chez Sage, de tels projets redonnent un pouvoir aux acheteurs.  [...]

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Fusion des régions : quid des plateformes de dématérialisation des marchés publics?

Fusion des régions : quid des plateformes de dématérialisation des marchés publics?

La grande région Bourgogne Franche-Comté sera opérationnelle le 1er janvier 2016. Un sujet déjà anticipé par le GIP e-Bourgogne, première plateforme régionale dématérialisée des marchés publics créée. Explications.  [...] Autre chiffre. il y a eu plus de 10 000 réponses électroniques dont plus de 68% avec signatures électroniques. Il faut noter que plus 4500 entreprises répondent régulièrement de façon dématérialisées.  [...] La signature électronique est-elle un frein au développement de ce type de procédures Il faut sensibiliser à la dématérialisation et à la signature électronique l'élu et l'entreprise. Mais la signature électronique n'est pas un frein car 68% des marchés déposes sont signés sur la plate-forme, affirme le chef de projet.  [...]

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La dématérialisation surfe sur le numérique

La dématérialisation surfe sur le numérique

La dématérialisation des bulletins de paie se justifie très souvent par la volonté d'étendre à ce document RH des initiatives similaires déjà lancées dans le domaine des factures ou des bons de commande, par exemple. Une stratégie de développement durable déployée par l'entreprise peut également expliquer un tel projet car la démat permet une diminution notoire de la consommation de papier et une utilisation plus économe du parc d'imprimantes.  [...] A l'instar de tout projet informatique, la dématérialisation documentaire implique une réflexion globale sur les objectifs à fixer. Il convient de définir la politique d'archivage souhaitée et la manière dont l'entreprise va gérer les informations, notamment par quel processus.  [...] Une approche par petites touches est souvent préférable à une méthode de type big bang qui chamboule le SI de l'entreprise en un temps record. Garder à l'esprit que la technologie est au service des besoins et non l'inverse. Ainsi, les projets de dématérialisation documentaire peuvent trouver un écho favorable auprès des collaborateurs.  [...]

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La Ged en mode SaaS: entre tentation et hésitation...

La Ged en mode SaaS: entre tentation et hésitation...

Aujourd'hui, les entreprises ont le choix de démarrer un projet Ged dans le cloud, sans investissement, avant de le déployer ensuite en interne, constate Emmanuelle Ertel. Un projet peut également démarrer en mode licence tandis que la solution est hébergée chez l'éditeur.  [...] Sous l'appellation Entreprise numérique, la Caisse d'Epargne a entamé, en 2010, un vaste programme de dématérialisation des documents dans lequel s'inscrit son projet Ged en mode SaaS. Implémentée temporairement depuis deux ans autour de la solution Docubase, cette opération s'appuie sur les points forts de ce mode de dé ploiement, à savoir sa rapidité et sa souplesse de mise en oeuvre.  [...] Des pièces complémentaires sont, par ailleurs, ajoutées aux dossiers directement par le prestataire, explique Olivier Coulon, directeur du projet. L'objectif étant d'aboutir à terme à un flux de dématérialisation de toute la chaîne, y compris depuis les agences.  [...]

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best of

best of

Près de huit entreprises sur dix jugent leur processus achats et comptabilité fournisseurs peu ou moyennement efficace. Tel est le résultat de la 2 e édition du Baromètre Dématérialisation-Finances, conçu par l'APDC (Association des professionnels et directeurs comptabilité et gestion) et la DFCG (Association française des directeurs fi anciers et de contrôle de gestion), en partenariat avec Itesoft et Canon.  [...] Pour répondre à leur recherche de réduction des coûts et des délais de traitement, les entreprises considèrent la dématérialisation des documents et des processus comme une réponse pertinente. une entreprise sur trois souhaite concrétiser ce type de projet dans les 12 mois qui viennent dans son processus de Purchase to Pay.  [...] Ces résultats confirment l'intérêt des entreprises pour la dématérialisation mais aussi leur très grande maturité, explique Philippe Lijour, directeur général d'Itesoft. Elles ont compris que nous sommes dans une longue phase transitoire, entre l'ère du tout-papier et celle du tout-numérique et que, pour y faire face, seule la combinaison de plusieurs approches, comme la dématérialisation fiscale et celle des flux papier, permet de dématérialiser 100 % des factures.  [...]

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La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

Selon Markess International, les entreprises qui n'ont pas de projet de dématérialisation sont celles dont le volume de factures échangées est trop faible. Elles évoquent également les problématiques d'intégration au système d'information existant, la méconnaissance de la législation par les fournisseurs et leur faible maturité vis-à-vis des technologies de l'information.  [...] Pourtant, les entreprises peuvent notamment réduire de 30% les temps de traitement d'une facture, les frais d'archivage et améliorer la traçabilité des factures en interne, indique Hélène Mouiche, chargée d'études senior chez Markess International. La dématérialisation permet également aux sociétés d'optimiser les coûts de traitement et frais de gestion en réalisant une économie moyenne de 10 euros par facture reçue et 5 euros par facture émise, conclut Philippe Chevalier, ingénieur affaires dématérialisation du groupe Jouve.  [...] Pour se faire assister dans la mise en place de leur projet de dématérialisation, les entreprises peuvent faire appel à six types de prestataires.  [...]

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