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Rapprochement, Automatique, Factures, Commandes


WEBINAIRE : "Optimisation des engagements et contrôle des budgets"

WEBINAIRE : "Optimisation des engagements et contrôle des budgets"

Le jeudi 2 octobre à 11h, découvrez des solutions concrètes et éprouvées pour optimiser vos engagements budgétaires et comptables. A travers une démonstration du logiciel e-achats Oxalys vous découvrirez comment.   [...] Suivre et piloter en temps réel les consommations budgétaires.   [...] Automatiser le rapprochement des factures avec les lignes de commandes enregistrées.  [...]

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La GED au coeur de la transition numérique

On voit là concrètement l'apparition du besoin d'avoir des standards d'échange d'informations, comme en son temps la solution EDI s'était avérée nécessaire pour l'échange d'informations de factures, détaille Alain Escaffre. Ces éléments se situent au centre des activités de Product Information Management, mais celles-ci sont aujourd'hui très liées à la GED.  [...] L'utilisateur peut adapter la solution à ses exigences individuelles, des éléments pré-configurés permettant d'ajuster l'interface en quelques clics. La solution couvre ainsi l'intégralité du processus facture, depuis l'extraction automatique des données jusqu'à l'intégration avec l'ERP, en passant par le rapprochement commandes.  [...] Frédéric Durand ajoute que ce marché évolue désormais à très grande vitesse. Dans les 5 ans à venir, nous aurons fait un grand bond à ce niveau là, avec une grande majorité de factures numérisées et automatisées de bout en bout. La France n'est pas particulièrement en avance sur ce plan, selon les dires des spécialistes.  [...]

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La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

D'autres éditeurs, comme Itesoft ou Basware, proposent des solutions métier qui assurent toutes les fonctions nécessaires au traitement automatique des factures fournisseurs. capture, identification, lecture et vérification automatiques, rapprochement et gestion des litiges, consultation et export des données vers les ERPs (voir glossaire page 53), solutions de gestion électronique de documents (GED) ou workflow.  [...] Mais doivent être également mentionnés le nombre de fournisseurs et leurs familles de produits et/ou services, le circuit de validation des factures (visas, bon à payer, rapprochement éventuel avec des engagements de commande), le classement et la gestion de l'archivage physique des factures à l'état papier, ou encore l'architecture et l'outil comptable (ERP, logiciel.  [...] En 2008, Mondial Assistance a prévu de traiter 95 0 000 factures provenant de 7 000 fournisseurs. Un volume considérable qui a conduit le spécialiste de l'assurance et de l'assistance à mettre en oeuvre, dès 2002, une chaîne de numérisation et de traitement électronique des factures de ses fournisseurs permettant le rapprochement automatique des bons de commande et des factures correspondantes.  [...]

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"L'outil de e-proc m'a permis d'avoir une vue en temps réel sur les achats par rapport au budget"

Marc Le Vernoy, en lien avec sa direction financière qui a été le sponsor du projet, a choisi la solution Ivalua pour porter le process P2P (Procure to Pay = demande d'achat + approbation = bon de commande + réception / traitement de la facture (approbation si nécessaire)/ bon à payer).  [...] A présent, toutes les demandes d'achats, centralisées dans l'outil Ivalua, sont rapprochées des bons de livraison (réception) et des factures. L'outil Ivalua s'occupe de la réconciliation comptable de ces trois objets puis, lorsque la gestion des écarts est résolue (si écart il y a) et que la facture est bonne à payer, Ivalua réintroduit automatiquement les données dans les systèmes Sage et Cegid (interface automatisée qui répartit les données par ERP).  [...] La dématérialisation des factures permet d'accélérer le cycle de rapprochement bons de commandes/factures, se félicite le p-dg, qui jouit à présent d' un système qui décrémente en temps réel les dépenses et lui permet d'avoir une gestion budgétaire plus précise.  [...]

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Une plateforme d'e-procurement pour les frais généraux de Monoprix

Une plateforme d'e-procurement pour les frais généraux de Monoprix

Créée il y a un an et demi, la direction achats frais généraux (DAFG) de Monoprix comprend 12 personnes, dont 7 acheteurs, et dispose d'un budget de 200 millions d'euros. Quand il en prend la direction, Hervé Duperey décide de mettre en place une plateforme d'e-procurement unique pour simplifier les prises de commande du siège et des magasins.  [...] En outre, le système présentait l'avantage de favoriser le rapprochement automatique des factures et de reconstituer le portefeuille achats de Monoprix. Le choix de la solution s'est porté sur Achatpro. Leur plateforme était déjà en place chez l'un de nos actionnaires (le groupe Casino, NDLR) et donnait entière satisfaction, relate Hervé Duperey.  [...] La phase pilote démarre en mars 2007 auprès de quatre magasins. Au début, nous avons uniquement référencé des fournitures de bureau, un achat récurrent et commun, poursuit le directeur achats. Face au succès de l'opération, la solution est déployée progressivement jusqu'en septembre auprès des 250 magasins Monoprix.   [...]

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Les outils de réservation en ligne prennent leur envol

Les outils de réservation en ligne prennent leur envol

Les arguments en faveur des outils de réservation en ligne, également appelés Self booking tools (SBT) ne manquent pas. diminution des coûts d'agence, responsabilisation des voyageurs, garantie du bon respect de la politique voyages, traçabilité des réservations, etc.   [...] Les SBT rencontrent un vif succès auprès des entreprises qui cherchent à optimiser leurs dépenses et à homogénéiser leurs pratiques. Si les outils de réservation en ligne répondent aux besoins primaires des voyageurs (réservations et intégration des circuits d'approbation), il est temps d'insuffler une nouvelle dynamique à ce marché de niche.   [...] Côté technologies mobiles, les voyageurs d'affaires souhaiteraient pouvoir réserver une prestation sur leurs terminaux mobiles, voire ajouter un segment à un dossier voyage réservé. Une solution qui éviterait de passer par les plateformes grand public. De plus, la création d'un bon de commande dans les systèmes comptables des entreprises devrait faciliter le rapprochement entre commandes et factures.  [...]

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Logiciels de gestion de flotte: une offre mature?

Logiciels de gestion de flotte: une offre mature?

Ils permettent ensuite de suivre les commandes de véhicules, l'inventaire du parc et les contrats fournisseurs, en pratiquant notamment un contrôle automatique des factures transmises par les loueurs. Le carburant constituant un poste de coûts très important pour les entreprises, ces dernières sont aussi très attentives à la qualité du reporting sur les cartes carburant notamment, remarque Zohra Namoun, responsable marketing de Delta Tech.  [...] Il s'agissait à l'époque d'une jeune société, qui nous donnait l'impression d'être réactive et de pouvoir nous offrir une prestation sur mesure, se souvient Ivana Svobodová, responsable de la flotte automobile chez Leroy Somer. Le critère du coût, qui a été négocié par notre département achats, est aussi entré en ligne de compte, tout comme la simplicité de l'interface.   [...] Deux ans plus tard, Ivana Svobodová n'imagine plus pouvoir travailler sans son logiciel. Je l'utilise tous les jours car il me fait gagner un temps énorme, affirme-t-elle. J'accède en un clic à tous nos véhicules en contrat. Comme le programme récupère automatiquement toutes les données de nos fournisseurs, j'ai en permanence une vision complète de l'état du parc.  [...]

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SI Achats: Les bénéfices d'une interface utilisateur intuitive ne sont pas toujours ceux que l'on croit

SI Achats: Les bénéfices d'une interface utilisateur intuitive ne sont pas toujours ceux que l'on croit

Sur la Plateforme Cloud de Determine, une fois qu'une demande d'achats est approuvée dans le cadre d'un processus de commande ouverte, une commande est créée et envoyée automatiquement au fournisseur. Ce type de commande ne nécessite pas la création d'un bon de livraison pour chaque commande-catalogue.  [...] Lorsque le fournisseur réceptionne la facture, elle doit simplement être rapprochée de la commande ouverte pour que le système déduise automatiquement le montant facturé du montant global de la commande ouverte.  [...] De plus, lorsqu'une nouvelle facture fournisseur est saisie et envoyée pour rapprochement automatique et qu'aucune commande n'a été sélectionnée dans l'en-tête, le système peut rechercher des règles de traitement automatique. S'il existe une règle permettant de comparer la société qui émet la facture et le fournisseur, le système définit automatiquement la facture comme facture sans commande et la transfère à l'étape suivante dans le flux du cycle de vie d'achat.  [...]

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Esker intègre désormais la gestion des commandes d'achat

Esker intègre désormais la gestion des commandes d'achat

Afin de dématérialiser le cycle Purchase-to-Pay de bout en bout, Esker a ajouté dans sa suite logicielle une brique de gestion des commandes d'achat jusqu'au déblocage du paiement de la facture fournisseur.  [...] Disponible en Cloud Computing, cette nouvelle brique vient donc compléter la suite logicielle d'Esker afin d'automatiser et dématérialiser le cycle Purchase-to-Pay de bout en bout. Elle comprend la partie commande d'achat.  [...] Rapprochement automatique des lignes de facture avec le ou les bons de commande et bons de réception correspondants (Three-way matching).  [...]

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La dématérialisation de factures pas à pas

La dématérialisation de factures pas à pas

- La dématérialisation des factures papier. Les factures entrantes sont numérisées grâce à des solutions de scanning ou de systèmes de lecture automatique des documents (LAD).  [...] Mais doivent être également mentionnés le nombre de fournisseurs et leurs familles de produits et/ou services, le circuit de validation des factures (visas, bon à payer, rapprochement éventuel avec des engagements de commande), le classement et la gestion de l'archivage physique des factures papier, ou encore l'architecture et l'outil comptable (ERP, logiciel, etc.  [...] D'autres points-clés doivent figurer dans le cahier des charges, comme la description fonctionnelle de la solution logicielle recherchée ou encore la formalisation des nouveaux processus internes de traitements des factures fournisseurs (selon le mode de réception) ou de production des factures clients (selon le mode d'envoi).  [...]

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