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Traitement, Demandes, Achats


Faceo facilite le traitement et la validation de ses demandes d'achats

Faceo facilite le traitement et la validation de ses demandes d'achats

F aceo, spécialiste européen du facilities manage ment, réorganise son logiciel de gestion des achats (HA Plus d'Oxalys Technologies, NDLR). L'objectif était de diminuer le temps de traitement et de validation des demandes d'achats, des commandes et des factures, explique Pascal Amico, directeur achats et projets chez Faceo France.  [...] Nous avons donc cherché à homogénéiser, standardiser et simplifier notre gestion des demandes d'achats. C'est ainsi que le projet Pop Up ( Power Purchaising Performance ) a vu le jour. Désormais, un budget par site et par famille d'achats est paramétré dans l'outil, en fonction du volume de dépenses prévu à l'année.  [...] Lorsque celui-ci a été approuvé, dans le respect des accords-cadres et des fournisseurs proposés par le système, le responsable de site gère ses approvisionnements de manière autonome. Pour les achats non récurrents, dits de travaux, le traitement et la validation des demandes d'achats se font au coup par coup.  [...]

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L'outil, une aide à la transformation de la fonction | Dossier : Les directions achats jugent les solutions e-achats

L'outil, une aide à la transformation de la fonction | Dossier : Les directions achats jugent les solutions e-achats

La digitalisation des achats mène au décloisonnement de la fonction mais sous-entend aussi un pilotage précis de la donnée.  [...] D'une fonction isolée avec des outils propres pas toujours connectés, la DHA devient centrale, transversale et au contraire le garant d'une collaboration interne. On commence à avoir des demandes d' intégration du process achats de l'expression du besoin jusqu'au traitement de la commande, indique Patrick Chabannes, solution senior strategist chez Determine.  [...] Bien souvent, ce travail de fourmi est fait morceau par morceau et en parallèle du projet de digitalisation, principalement par manque de temps, de ressources et d'impulsion. Tout cela dépend énormément de l'IT. Il faudrait pouvoir aller vers un binôme achats/IT pour développer une gouvernance de la donnée précise et instaurer une discipline très cadrée de rentrée des données, conclut Gérard Dahan.  [...]

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(Tribune) Les directeurs achats, meilleurs amis des CFO

(Tribune) Les directeurs achats, meilleurs amis des CFO

Imaginons un instant que les achats parviennent à négocier des conditions plus avantageuses (de prix, de délai de livraison ou de paiement...) lors d'un nouveau contrat passé avec l'un de ses fournisseurs. Si l' ERP mis en place au niveau de la finance (qui passe effectivement la commande) n'a pas intégré ces nouvelles informations (cela peut prendre jusqu'à 8 mois dans certains grands groupes à cause d'un processus défaillant ou l'existence de contrats groupe), alors les prochaines commandes seront toujours passées aux anciennes conditions.  [...] Il y a là un manque à gagner évident dû au processus du traitement de l'acte d'achat. un enjeu important pour une meilleure collaboration achats-finance, permettant de gagner en efficacité, en performance et en compliance.  [...] Ces trois aspects soulignent le besoin d'un SI achats qui intègre le fournisseur à 360°, permettant de partager plus facilement et rapidement les informations nécessaires au CFO pour piloter efficacement son P&L. Cela passe par la mise en place d'outils pour analyser les dépenses et des systèmes intégrés de pilotage des contrats, de leurs conditions et du traitement des demandes d'achat et des commandes.  [...]

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GED - Gagner en efficacité dans la gestion quotidienne

GED - Gagner en efficacité dans la gestion quotidienne

Elles s'intéressent de plus en plus fréquemment aux solutions d'optimisation des flux et du traitement des procédures quotidiennes que représentent les fonctionnalités de GED, remarque Thierry Montaillier, chef de produits chez Toshiba TFIS, qui propose depuis peu la solution Docuware, synonyme de valeur ajoutée importante dans les entreprises.  [...] Ces dernières peuvent par ce biais dématérialiser et fiabiliser la majorité des processus documentaires parmi les plus chronophages comme le traitement des factures fournisseurs, les demandes d'achat, la gestion des contrats, la gestion du personnel, des demandes de transport, ou encore les relations client.  [...] Avec cette solution, nous ciblons les grandes entreprises qui disposent en interne d'ERP dont la particularité est de ne pas gérer ou de mal gérer ces tâches, et qui ont besoin de faire interagir la GED avec le système d'information de la société. On peut également y associer une solution de dématérialisation des factures, ajoute le responsable.   [...]

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De l'utilité d'une matrice de la maturité

De l'utilité d'une matrice de la maturité

Jean Potage distingue différentes sortes de maturité. initiale, disciplinée, systématisée, managée et optimale. Au stade initial, la fonction achats n'est pas reconnue au sein d'une organisation, et aucune stratégie ne lui est appliquée. les acheteurs traitent simplement des demandes d'achats.  [...] Puis, la fonction achats devient disciplinée. Elle est présente dans l'organisation sans être structurée. elle s'occupe de l'approvisionnement de l'entreprise. Une fois systématisée, la fonction achats n'est plus associée à l'approvisionnement. elle possède des indicateurs pour mesurer les écarts, mais ne peut y apporter de solution.  [...] - La matrice de maturité est un outil de management qui permet de piloter une organisation achats - On distingue plusieurs niveaux de maturité. initiale, disciplinée, systématisée, managée, optima le - Les domaines-clés peuvent concerner l'organisation, les processus, les outils et méthodes, les fournisseurs et les prescripteurs - La direction achats qui maîtrise son organisation sera en phase d'amélioration continue de son processus achats.  [...]

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Olympus France informatise ses demandes d'achats généraux

Olympus France informatise ses demandes d'achats généraux

Des demandes d'achats enregistrées, validées et provisionnées. Déployé au début de l'année par Authentic Conseil, le logiciel ComActivity permet à la direction achats d'Olympus France de posséder une vision consolidée des dépenses de l'entreprise. Auparavant, les demandes d'achats échappaient souvent à tout contrôle, se souvient Patrick Léon, directeur achats d'Olympus France.  [...] Il était donc nécessaire de mettre en place un nouveau processus de validation, conformément aux normes Sarbanes-Oxley en vigueur dans le groupe. La solution retenue devait notamment s'interfacer facilement avec l'ERP de l'entreprise, Movex, édité par la société Lawson.   [...] Résultat. en à peine quatre mois, le taux d'achats dissidents est devenu quasi nul et le volume d'achats généraux de l'entreprise a pu être évalué. Ce dernier est, en effet, estimé à 1,5 million d'euros par an.  [...]

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Les enjeux de la dématérialisation des documents

Selon la quinzaine d'acteurs du marché, les entreprises sont à la recherche de suites logicielles complètes, ergonomiques et dotées de modules favorisant la mobilité. Si la dématérialisation du traitement des factures fournisseurs constitue un sujet de préoccupation dans les entreprises, elles sont encore peu nombreuses à s'être attelées à la rationalisation de leur processus de demandes d'achat, qui reste encore hautement manuel et peu normé.  [...] Parmi les offres récentes, l'éditeur de solutions d'automatisation des processus documentaires, Esker, a lancé au printemps dernier un outil de gestion des commandes d'achat. Disponible en cloud computing, cette nouvelle brique complète la suite logicielle d'Esker afin d'automatiser et de dématérialiser l'ensemble du cycle purchase to pay, de la demande d'achat jusqu'au traitement du paiement de la facture fournisseur.  [...] Dans le cadre des achats indirects, la demande d'achat est le parent pauvre du cycle purchase to pay. En étendant notre solution à la gestion des commandes d'achat, nous offrons aux entreprises la possibilité de dématérialiser ce cycle de A à Z, afin de l'accélérer et de le fiabiliser, explique Jean-Michel Bérard, président du directoire d'Esker.  [...]

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Dématérialisation fiscale des factures fournisseurs : l'exemple SNCF

Dématérialisation fiscale des factures fournisseurs : l'exemple SNCF

Pour motiver les équipes achats, le responsable du pôle acquisition mise donc sur le partage des éléments de coûts et la sensibilisation à la fluidité des process. Pour les acheteurs, la facture n'est souvent qu'une donnée administrative, le bout de la chaîne.  [...] Le gain achats ne se mesure pas sur la dématérialisation des factures mais sur la gestion de la demande d'achats (80 à 100 la commande) et la couverture des contrats cadres (4 à 6% de delta). Tenter d'embarquer les acheteurs dans un traitement dématérialisé des factures sans avoir pris la chaîne depuis la demande d'achat, avant donc la commande, rend le projet évidemment plus difficile.  [...] La réglementation a fortement changé en 2013, une partie de l'article n'est pas complet puisque le PDF Simple est désormais pleinement et parfaitement FISCALEMENT recevable. Le concept même de dématérialisation fiscale appartient au passé. Merci l'UE et le CGI pou cette saine simplification lire https.   [...]

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Processus Métier et Workflows : Quésaco ?

Processus Métier et Workflows : Quésaco ?

Un utilisateur consulte un catalogue interne de l'entreprise pour acheter des ordinateurs, il sélectionne les articles souhaités, valide son panier et crée une demande d'achats.  [...] Si la demande répond à certains critères définis préalablement (montant maximum d'achat autorisé ou achat fait sur une certaine catégorie) alors une approbation peut être nécessaire pour transformer la demande d'achats en une ou plusieurs commandes. La commande approuvée est ensuite réceptionnée et aboutit au traitement d'une facture par le service comptable.  [...] Dans la plupart des SI achats du marché, la demande initiale sera bien souvent noyée à cause l'incapacité de ces systèmes à.  [...]

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Maîtrisez les abonnements presse de votre entreprise

Maîtrisez les abonnements presse de votre entreprise

Les achats sont également en quête de conseils et de services. Les agences peuvent ainsi gérer les nuisances multiples liées aux abonnements. numéros manquants, titres dégradés... Nous traitons ces demandes dans les plus brefs délais, en 24 heures, par exemple, pour un problème concernant une édition quotidienne, indique Catherine Gehin.  [...] L'abonnement électronique est plus onéreux que le papier, indique Catherine Gehin. Les éditeurs ont eu des coûts de R&D importants qu'ils répercutent sur les prix. De plus, les commandes en ligne risquent de faire exploser la demande en interne, en proposant par exemple des achats à l'unité ( pay per view ).  [...] Le premier a été la suppression des abonnements inutiles, précise le directeur achats. Second facteur. la rationalisation du traitement des factures. Nous recevons une seule facture récapitulative par mois. Auparavant, il fallait en traiter des centaines.  [...]

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